Одним из важнейших факторов в жизни человека, так же как в деятельности руководителя, является фактор времени. Управлять временем — это значит во многом управлять собой. Отсюда следует определение, что же такое управление рабочим временем — процесс применения методов управления к ресурсу, которым все люди обладают в равной степени. Существует способ управления рабочим временем, который носит название самоменеджмент. Самоменеджмент — последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того, чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время.
Основное содержание (сферу «действия») самоменеджмента к организации и технике личной работы, организации информационного обеспечения, организации коммуникации. Основная цель самоменеджмента — использование собственных возможностей, созидательное управление своим временем (самоопределение) и преодоление внешних обстоятельств.
Ценен тот руководитель, который знает своё дело, умеет хорошо управлять и добиваться поставленных целей, независимо от его внешности и образования. Это главный стандарт настоящего руководителя. Но даже при наличии всех этих навыков руководитель не будет успешным, если он не будет правильно организовывать своё время и рабочий день. Ведь такой ресурс как время стоит на ряду со многими другими ресурсами: людьми, финансами и сырьём.
Для управления своим рабочим временем составляется распорядок дня и организация трудового процесса в целях достижения поставленных задач.
Организация своего рабочего дня должна соответствовать основному принципу: «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот”. Существует правила управления рабочим временем, которые можно разделить на три группы:
Правила начала дня: начинать день с позитивным настроением; хорошо позавтракать и без спешки идти на работу; начинать работу по возможности в одно и то же время; перепроверить план дня; вначале – ключевые задачи; приступать без раскачки; согласовать план дня с секретарём; утром заниматься сложными и важными делами.
Правила основной части дня:
· хорошая подготовка к работе;
· влиять на фиксацию сроков;
· избегать действий, вызывающих обратную реакцию;
· отклонять дополнительно возникающие неотложные проблемы;
· избегать незапланированных импульсивных действий;
· своевременно делать паузы, соблюдать размеренный темп;
· небольшие однородные задачи выполнять сериями;
· рационально завершать начатое;
· использовать временные промежутки; работать антициклично;
· выкраивать спокойный час;
· контролировать время и планы.
Правила завершения рабочего дня: завершить несделанное; контроль за результатами и самоконтроль; план на следующий день; домой с хорошим настроением; каждый день должен иметь свою кульминацию.
Каждому менеджеру, чтобы научиться управлять собой, нужно осознавать свои возможности, иметь представления о формировании сознания, психологии, самовоспитании.
Таким образом, мы можем смело сказать, что успех каждого руководителя зависит не только от материально-экономических величин, но и от того, как он распоряжается самым ценным ресурсом – временем. Например, в Администрации г. Новосибирска введено составление для персонала собственного логирования времени, которое определяет весь распорядок дня персонала.
Теория работы руководителя. Всю теорию работы руководителя по управлению можно разделить на две части: управление деятельностью фирмы; управление людьми (персоналом).
Руководитель должен иметь: широкое общее представление о положении дел за пределами своего подразделения, осознание изменений во внешней среде и возможностях их использования; чуткость к ситуациям внутри и вне фирмы; творческий подход и умение мотивировать себя и персонал; желание и способность сотрудничать; понимание результатов, умение планировать и выполнять планы; способность идти на риск; способность принимать решения; готовность дать оценку полученным результатам и определить программу развития фирмы и ее персонала.
В повседневной работе руководитель должен постоянно (а не случайно) получать результаты, иметь личный план работы, четко планировать деятельность подчиненных, делегировать им необходимые права и ответственность, обеспечивать четкую оценку деятельности подчиненных, обеспечить деятельность подразделения независимо от себя (например, подготовив заместителя), гордиться собою и подчиненными, желать сотрудничать, разрешать конфликты и т. д.
Недостатки в теории работы руководителя состоят в следующем: работа руководителя может носит приказной характер, отражаясь на подчиненных в виде невозможности полной творческой реализации; руководитель, может быть, зависим от своих подчиненных косвенным способ — получение необходимой информации вовремя, негативного отношения к себе.
Пример данного вопроса можно отразить на деятельности работы Администрации г. Новосибирска, где работа руководителей Департаментов регламентирована штатным расписанием и должностными инструкциями и иными документами, которые в полной мере определяют теорию работы руководителя.
Управление стрессом — достижение низкого уровня стресса (стресс, от англ. stress — «туго натянуть») — это состояние напряжения, возникающее у человека под влиянием сильных воздействий при следующих условиях: оценка способностей, потребностей и склонностей работников и выбор соответствующих объемов и типа работ; разрешение работникам отказываться от выполнения какого-либо задания, если у них есть для этого достаточные основания; четкое описание конкретных зон полномочий, ответственности и производственных ожиданий; использование стилей лидерства, соответствующих требованиям данной ситуации; обеспечение надлежащего вознаграждения за эффективную работу. Для управления стрессовыми ситуациями в Администрации г. Новосибирска проводятся своего рода тренинги для профилактики возникновения стрессов и перерастания их в конфликты.
Делегирование полномочий (как термин, используемый в теории управления, означает передачу задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение) — средство, при помощи которого руководство распределяет среди сотрудников бесчисленные задачи, которые должны быть выполнены для достижения целей всей организации. Если существенная задача не делегирована другому человеку, руководитель вынужден будет выполнять ее сам. Это, конечно, во многих случаях просто невозможно, так как время и способности руководителя ограничены. Более важным является то, что сущность управления заключается в умении «добиться выполнения работы другими». Поэтому, в подлинном смысле слова, делегирование представляет собой акт, который превращает человека в руководителя.
Цели делегирования:
1. Разгрузить вышестоящих руководителей, освободить их от текучки и создать наилучшие условия для решения стратегических и перспективных задач управления;
2. Повысить дееспособность нижестоящих звеньев;
3. Активизировать «человеческий фактор», увеличить вовлеченность и заинтересованность работников.
Например, это Департамент экономической политики Администрации г. Новосибирска, который возглавляет председатель, назначаемый на должность и освобождаемый в установленном порядке Губернатором области. Председатель департамента имеет заместителей, назначаемых и освобождаемых от должности Губернатором области по представлению председателя Департамента. Распределение обязанностей между председателем Департамента и его заместителями утверждается Губернатором по представлению председателя Департамента.
Делегирование задач исходит, в первую очередь, от председателя Департамента через его заместителей на отделы Департамента. Отчеты о произведенной работе наоборот, соответственно от отделов заместителям, от заместителей председателю Департамента.
Все задачи, поставленные перед Департаментом, распределяются по структурным подразделениям Департамента – отделам. В Департаменте существуют и функционируют следующие отделы: отдел анализа и прогнозирования отраслей социальной сферы; отдел оперативного контроля баланса доходов и расходов; отдел разработки сводного финансового баланса округа; отдел регулирования инвестиционного процесса и фондового рынка; отдел сводного прогнозирования; отдел анализа и прогнозирования отраслей материального производства. Каждый отдел выполняет поставленные перед ним задачи, указанные в положении о данном отделе. Каждый отдел возглавляет заведующий, назначаемый на должность и освобождаемый от неё в установленном порядке председателем Департамента по представлению заместителя председателя Департамента.