Глубина подготовки, число и специализация участвующих людей, которые составляют команду, ведущую переговоры, зависит от важности переговоров, от предстоящих трудностей и наличия времени. В большинстве случаев переговоры проводятся командой, поскольку для единственного участника переговоров все равно потребуется помощь. Будет это отдельный участник переговоров, посредник или команда участников, зависит от одного важного фактора: какие умения или функции потребуются в предстоящих переговорах. Если вы пользуетесь командой, создавайте такую команду, члены которой могут выполнять нужные планы и достигать необходимых целей.
Очень полезно, чтобы в переговорах с вашей стороны участвовали не только руководители, но и владеющие конкретной информацией и практическими знаниями эксперты, даже если они не занимают крупных постов.
К числу преимуществ ситуации, когда переговоры ведутся одним участником, можно отнести следующие моменты:
1) предотвращение направления вопросов от противной стороны на наиболее слабого члена команды или создание разногласий внутри членов команды;
2) полная ответственность ложится на плечи одного человека;
3) предотвращается ослабление заявленных позиций из-за разногласий мнений между членами команды;
4) обеспечивается возможность принятия решений на месте, решений о том, делать какие-либо уступки или, наоборот, добиваться каких-либо уступок от оппонента.
С другой стороны, бывает, что и команда может добиться наилучших результатов из-за того, что:
1) в команде используется много людей с различным техническим образованием, они могут скорректировать неправильное восприятие фактов;
2) появляется возможность взвешивания мнений и планирования;
3) появляется возможность выставить другой стороне более широкую оппозицию.
Способный лидер команды может использовать различных членов команды как исполнителей для того, чтобы добиваться уступок, или для того, чтобы не позволять делать уступки.
Хорошо подготовленный специалист на переговорах отличается от посредственного как раз тем, что неумелый пытается предугадывать результат, а профессионал может правильно отреагировать на любую неожиданность.
Решать, стоит использовать в переговорах команду или одного участника, нужно отдельно в каждом конкретном случае.
В число задач высшего руководства, ответственного за предстоящие переговоры, командные или индивидуальные, входит постановка целей и предоставление информации по вопросам о том, какую помощь могут получить участники переговоров и какие цели перед ними ставятся. Руководство должно постоянно стимулировать работу и вносить предложения по коллективным действиям. Это не означает, что руководство должно командовать посредником или переговорной командой, напротив, оно должно создать организационную структуру, допускающую возникновение обратной связи. Сами переговоры могут проходить и без консультаций с высшим руководством, однако команде требуется знать, что руководство за ней следит и при необходимости окажет помощь, все это придает уверенность в своих силах.
Главные участники переговоров должны иметь возможность использовать специализацию каждого из участников для извлечения максимальных преимуществ. Они должны иметь достаточную фактическую информацию и быть в состоянии снабдить ею специалиста, они должны знать услуги какого именно специалиста требуются в конкретной ситуации.
Перед тем, как отправится на переговоры, членам команды важно договориться понимать больше, чем сказано в данный момент товарищем по команде, они должны заранее договориться о методах сигнализации: когда прекратить обсуждение, когда нельзя разговаривать о каком-то конкретном предмете, если член команды говорит об этом слишком много. «Наблюдатель» в команде будет находиться в гораздо лучшей позиции, если ему будет поручено за этим следить, чем человек, который участвует в общем разговоре.