Среди этапов бюджетирования можно выделить:
а) выбор целей и приоритетов (цели и приоритеты организации должны быть четко выделены), направлений маркетинговой, закупочной и сбытовой политики организации;
б) анализ сложившейся ситуации (анализ общеэкономической и отраслевой ситуации, тенденций на рынке товаров и услуг, а также анализ конкурентов);
в) определение возможных сценариев действий, которые должны учитывать изменение внешней и внутренней среды, фактор неопределенности;
г) определение финансовой структуры организации, перечня видов товаров и услуг, их распределение по подразделениям, перечень и статус центров ответственности;
д) разработку технологии бюджетирования – обоснование системы целевых показателей, необходимых для принятия управленческих решений;
е) разработку и внедрение программ и определение форматов бюджетов (выявление статей доходов и расходов).
Бюджетирование позволяет:
• оптимизировать процесс планирования и минимизировать его стоимость;
• оперативно реагировать на изменения внешней и внутренней среды (цены закупаемых материалов и оборудования, стоимость коммунальных платежей и т.п.);
• повысить управляемость предприятием и сократить количество управленческих ошибок ( в том числе путём координации деятельности всех подразделений);
• осуществить материальное стимулирование персонала (например: не менее 25% фонда оплаты труда будут направляться на поощрение работников за объём и качество услуг);
• обеспечить сбор, обработку и интеграцию информации ( на базе бюджетов могут быть составлены агрегированные показатели);
• существенно повысить эффективность используемых ресурсов;
• проводить детальный анализ доходов и расходов предприятия;
• формировать сводные и детализированные отчёты предприятия;
• осуществлять подготовку прогнозной финансовой отчётности.
Для внедрения бюджетирования на предприятиях требуется принятие учётной политики, которая представляет собой документ, где содержится информация о всех параметрах, существенно влияющих на порядок формирования доходов, расходов и прибыли предприятия, а также на оценку финансового состояния предприятия. В учётной политике предприятия должны быть отражены организационно-технические и методологические аспекты. Учётная политика разрабатывается бухгалтерской службой предприятия и утверждается её руководителем.
Грамотная учётная политика позволяет упростить процедуру бюджетирования. Бюджеты подразделяются на производственные (операционные) и финансовые. Структура бюджета выглядит следующим образом:
• бюджет продаж;
• бюджет производства;
• бюджет производственных запасов;
• бюджет затрат на оплату основного труда;
• бюджет затрат на материалы;
• бюджет дополнительных производственных расходов;
• бюджет себестоимости реализованной продукции;
• бюджет расходов на рекламу и маркетинг;
• бюджет капитальных вложений;
• бюджет управленческих расходов;
• прогнозный отчёт о прибылях и убытках;
• бюджет движения денежных средств;
• прогнозный баланс.
При бюджетировании основным параметром является объём продаж, а затем определяется объём производства, осуществляется классификация затрат на постоянные и переменные (по ним устанавливаются нормы затрат на единицу реализованной продукции), калькуляция затрат производится на единицу реализованной продукции.
Объём продаж, устанавливаемый по каждому наименованию маркетинговой службой предприятия, зависит от совокупности факторов – объём продаж предыдущих периодов, ценовой политики, производственных мощностей, уровня платёжеспособности потребителей, макроэкономической ситуации в стране, сезонности, поведения конкурентов и др.