Бюджетирование
и контроль центров ответственности
Бюджетирование
— это процесс, в ходе которого сотрудники и руководители компании составляют в
табличном виде планы по доходам, расходам, инвестиционной, финансовой и другим
видам деятельности. Обычно эти планы делаются на год вперед, в разбивке по
месяцам. На основе этих плановых данных обычно формируются прогнозные
финансовые отчеты (бюджеты), такие как Бюджет доходов и расходов (БДР), Бюджет
движения денежных средств (БДДС), Баланс. В результате, руководство компании
может заранее увидеть, в каком направлении будет развиваться
финансово-экономическое положение компании, и если тенденции
развития—негативны, руководство будет иметь время для принятия управленческих
решений с целью исправления ситуации.
Руководители
заинтересованы в том, чтобы процессы формирования и корректировки бюджетов
происходили максимально быстро. Это позволяет оперативно смоделировать и
просчитать различные сценарии развития бизнеса, провести анализ рисков.
Например, если руководитель видит, что прибыль компании получается недостаточно
высокая, объем продаж уже никак не повысить, а затраты — не снизить, он может
проанализировать, как расширится его бизнес и возрастет прибыль после покупки
нового производственного оборудования или открытия новых магазинов.
Практика
показывает, что снизить до минимума (до нескольких дней, нескольких часов или
минут) время, которое требуется на формирование и корректировку бюджетов, можно
только посредством внедрения автоматизированной системы бюджетирования. Типовая
система бюджетирования состоит из следующих компонентов:
1. Модуль
администратора, в котором проектируются бюджетные формы, настраиваются
направления потоков данных между бюджетами, задается регламент заполнения
бюджетных форм участниками бюджетного процесса, производится загрузка
фактических данных из внешних учетных систем.
2. Рабочее место
пользователя для ввода в бюджетные формы плановых данных, внесения
корректировок, создания различных версий плановых данных. Обычно рабочее место
пользователя представляет собой плоские электронные таблицы.
3. Рабочее место
руководителя/аналитика, в котором производится анализ получившихся финансовых
бюджетов, анализ отклонений фактических данных от плановых. Обычно,
аналитический процесс, в связи с многомерностью бюджетной модели, проводится
посредством работы с OLAP-кубами, которые гарантируют, что ответ на любой
аналитический запрос руководителя/аналитика произойдет практически мгновенно
(поскольку все значения ключевых показателей на пересечении со всеми
аналитическими разрезами в OLAP-кубе уже просчитаны).
ОПТИМАЛЬНАЯ
система бюджетирования
Для того чтобы
построить ОПТИМАЛЬНУЮ систему бюджетирования, нужно выбрать ОПТИМАЛЬНЫЕ
компоненты и интегрировать их друг с другом:
1) Для
разработки бюджетных форм (операционных бюджетов) стоит использовать
максимально гибкий инструмент, позволяющий закладывать в формы любые формулы и
алгоритмы. Этот инструмент также должен быть несложным для администратора и
пользователей, должен позволять с легкостью добавлять новые формы и
модифицировать имеющиеся формы. На эту роль лучше всего подходит MS Excel,
обладающий неограниченной гибкостью, и не являющийся сложным для пользователей.
2) Для хранения
бюджетных данных, включая все версии данных, а также включая детальные
фактические данные, нужен инструмент, позволяющий надежно хранить большие
объемы данных. На эту роль, в отличие от MS Excel, оптимально подходят
реляционные базы данных, среди которых, на сегодняшний день, наиболее
распространен MS SQL Server.
3) Для анализа
бюджетов, для проведения план-фактного анализа, нужен инструмент, который
позволит с легкостью создавать отчеты, анализировать данные в разных разрезах,
считать производные показатели (например, для расчета финансовых
коэффициентов). Очень важно, чтобы этот инструмент обладал высокой мощностью
для поддержки больших объемов данных, и высокой производительностью, для того
чтобы руководители в ходе анализа данных не теряли драгоценное время на
ожидание, пока отчеты будут готовы. На эту роль
оптимально подходит программный продукт Cognos BI, состоящий из ряда
модулей, главным из которых является Cognos PowerPlay User.
Коротко
о бюджетировании
Как
управленческая технология для многих предприятий и фирм бюджетирование еще
экзотика. Связано это с недостаточно четким пониманием назначения
бюджетирования, его возможностей. Добавляет путаницы появление довольно
большого количества разного класса программного обеспечения по автоматизации
бюджетирования. У многих руководителей фирм создается впечатление, что
настройка приобретенной компьютерной программы по автоматизации бюджетирования
снимет все вопросы. На самом деле автоматизация бюджетирования должна
происходить только тогда, когда произошла постановка внутрифирменного бюджетирования
как управленческой технологии и как реально существующего процесса.
Что такое
бюджетирование?
Бюджетирование
— это процесс составления бюджетов, с одной стороны, а с другой —
управленческая технология, предназначенная для выработки и повышения финансовой
обоснованности принимаемых управленческих решений. Основным объектом
бюджетирования является бизнес. Не предприятие или фирма, а именно бизнес как
сфера хозяйственной деятельности. В одной компании одновременно могут
существовать несколько видов бизнеса, связанных друг с другом технологически,
организационно, финансово. Бюджетирование позволяет управлять финансами как
отдельного бизнеса, так и предприятия в целом. Ведется бюджетирование в формате
бюджетов по центрам ответственности.
Бюджет
— это финансовый план, охватывающий все стороны деятельности организации,
позволяющий сопоставлять все понесенные затраты и полученные результаты в
финансовых терминах на предстоящий период времени в целом и по отдельным
подпериодам. Бюджет — это и запланированные финансовые сметы, и прогнозируемые
объемы привлечения внешних финансовых ресурсов (кредитов и инвестиций), условия
их получения и т.п. Как процесс составления финансовых планов и смет
бюджетирование применимо ко множеству объектов: компании и предприятию в целом,
отдельному структурному подразделению (бюджет отдела, цеха, участка и т.д.),
программе работ и функции управления (бюджет коммерческих расходов, бюджет
продаж и т.п.), отдельному контракту или проекту, специально выделенным центрам
ответственности. При постановке бюджетирования как процесса важно выбрать
объект бюджетирования. Для бюджетирования как управленческой технологии важно
определить уровни составления и консолидации бюджетов, соответствующие уровням
управленческой иерархии (бюджеты дочерних компаний, центров финансовой
ответственности (ЦФО).
ЦФО —
выделяемая структурная единица, отвечающая не только за процесс выполнения
своей деятельности, но и за финансовый результат этой деятельности.