Организация бухгалтерского учета основывается на
разном сочетании и специфике формирования учетных регистров, по данным которых
формируются показатели бухгалтерской (финансовой) отчетности и учетные сведения
для управленческих нужд. Совокупность учетных регистров, имеющих особенности
строения и взаимосвязей, порядка и способов записей в них, носит название формы
бухгалтерского учета. В организациях могут применяться разнообразные учетные
регистры и порядок записей в них и, следовательно, разные формы бухгалтерского
учета. В настоящее время наиболее распространены следующие формы
Журнально-ордерная Журнал — главная Автоматизированная форма Для ведения синтетического
учета в условиях мемориально-ордерной формы предусмотрены два регистра:
— регистрационный журнал, в котором отражаются все
хозяйственные операции в хронологическом порядке, совершенные в течение
отчетного года, по данным мемориальных ордеров. Он используется не только в
качестве хронологического регистра, но и для контроля полноты, правильности и
точности записей в других учетных регистрах (мемориальных ордерах,
группировочных ведомостях, накопительных ведомостях и др.);
— главная книга, предназначенная для систематических
записей текущих (в течение отчетного года) оборотов по данным мемориальных
ордеров. По окончании месяца по каждому синтетическому счету главной книги
подсчитывают сумму дебетовых и кредитовых оборотов. Полученные сведения служат
основанием для составления оборотной ведомости и расчета в ней остатков по
счетам синтетического учета на конец отчетного месяца. Регистрационный журнал
используется для фиксации всех мемориальных ордеров, а в главной книге
выполняются записи данных всех мемориальных ордеров в разрезе их номеров, дат
составления и сумм. По окончании отчетного месяца суммы дебетового или
кредитового оборота в оборотной ведомости по счетам синтетического — учета
сопоставляются с итогом сумм хозяйственных операций за месяц, выведенных в
регистрационном журнале.
Аналитический учет в условиях мемориально-ордерной
формы организуется параллельно с синтетическим учетом. Он ведется по данным
первичных учетных документов и мемориальных ордеров, которые используются для
заполнения карточек аналитического учета, оборотных и сальдовых ведомостей в
разрезе открываемых аналитических счетов. Итогом аналитического учета по
окончании отчетного периода является составление оборотной ведомости по счетам
аналитического учета.
По окончании отчетного периода для контроля полноты и
точности аналитического и синтетического учета производят сверку оборотов и
конечных остатков оборотной ведомости по счетам аналитического учета и
оборотной ведомости по счетам синтетического учета. Затем составляют бухгалтерский
баланс и другие формы бухгалтерской (финансовой) отчетности. Журнально-ордерной
форме бухгалтерского учета присущи следующие признаки, отличающие ее от других
форм:
— отсутствие мемориальных ордеров и хронологических
регистров в связи с более широким использованием или заменой их накопительными
и вспомогательными учетными регистрами;
— сочетание аналитических и синтетических записей в
отдельных регистрах бухгалтерского учета по объектам, количество которых
ограничено;
— уменьшение количества регистров аналитического учета
из-за сочетания в учетных регистрах синтетических и аналитических записей;
— построение учетных регистров в соответствии с
показателями форм бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Журнально-ордерная форма основана на использовании принципа
накапливания данных первичных учетных документов в разрезах, обеспечивающих
синтетический и аналитический учет имущества, обязательств организации и
хозяйственных операций. Накапливание и систематизация данных первичных
документов производятся в учетных регистрах, которые дают возможность отразить
все подлежащие учету хозяйственные операции за отчетный месяц. Хронологическая
и систематическая записи хозяйственных операций осуществляются одновременно как
единый рабочий процесс.
Записи в накопительные регистры производятся в разрезе
показателей, необходимых для принятия управленческих решений, контроля за
финансово-хозяйственной деятельностью организации, а также для составления
месячной, квартальной и годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Аналитический и синтетический учет осуществляется, как
правило, совместно, в единой системе записей. Карточки аналитического учета
ведутся по некоторым объектам бухгалтерского учета:
— основным средствам;
— нематериальным активам;
— материально-производственным запасам;
— затратам на производство по калькулируемым объектам;
— расчетам с дебиторами и кредиторами при большом
объеме операций с ними и др.
В условиях журнально-ордерной формы учета применяются,
как правило, два вида бухгалтерских регистров: журналы-ордера и вспомогательные
ведомости. В целях обеспечения рациональной техники обобщения или группировки
некоторых учетных данных кроме указанных регистров могут составляться
специальные разработочные таблицы:
— разработочная таблица «Распределение заработной
платы и расхода материалов» для определения стоимости ресурсов, относимых
по направлениям затрат (счетам, субсчетам, заказам, видам продукции);
— разработочная таблица «Расчет амортизации
основных средств» для определения сумм амортизации по цехам, группам
объектов основных средств и др.;
— разработочная таблица «Распределение услуг
вспомогательных производств» для исчисления фактической себестоимости
услуг собственных вспомогательных производств и сумм, подлежащих списанию на
потребителей этих услуг, и другие разработочные таблицы.
Основными регистрами бухгалтерского учета являются
журналы-ордера. Вспомогательные ведомости применяются обычно в тех случаях,
когда требующиеся аналитические показатели сложно обеспечить непосредственно в
журналах-ордерах. В этих случаях группировка данных первичных документов
осуществляется предварительно в ведомостях, из которых итоги переносятся в
журналы-ордера.
В основу построения журналов-ордеров и вспомогательных
ведомостей положен кредитовый признак регистрации хозяйственных операций по
синтетическим счетам. Синтетические данные регистрируются по данным первичных
документов только по кредиту соответствующих счетов в корреспонденции с
дебетуемыми счетами. Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца
переносятся в главную книгу (табл. 3). Исходя из принципа регистрации учетных
данных по кредитовому признаку, записи по кредиту каждого синтетического счета
(в корреспонденции с дебетуемыми счетами) производятся в одном определенном
журнале-ордере. Дебетовые обороты по соответствующему синтетическому счету
выявляются в различных журналах-ордерах — по мере регистрации в них записей по
кредиту корреспондирующих с ним счетов. После переноса итоговых данных из всех
журналов-ордеров в главную книгу в ней выявляются данные по дебету каждого
счета.
Все журналы-ордера подписываются главным бухгалтером
организации или уполномоченным им на то лицом. В регистрах, из которых
необходимые показатели переносятся в главную книгу или в другие регистры,
делается соответствующая отметка.
Главная книга, открываемая на год, используется для
обобщения данных из журналов-ордеров, взаимной проверки правильности
произведенных записей по отдельным счетам и для составления отчетного баланса.
В главной книге показываются вступительное сальдо, текущие обороты и исходящее
сальдо по каждому синтетическому счету. В ней текущие обороты производятся
только по счетам первого порядка. Обороты по кредиту каждого синтетического
счета отражаются одной записью, а обороты по дебету — в корреспонденции с
кредитуемыми счетами. Проверка правильности записей, произведенных в главной
книге, осуществляется подсчетом сумм оборотов и сальдо по всем счетам. Суммы
дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо должны
быть равны. Форма бухгалтерского учета, называемая журнал-главная, является
одним из упрощенных вариантов мемориально-ордерной формы бухгалтерского учета.
Она находит применение в небольших организациях, в учете которых ведется
незначительное количество синтетических счетов.
Для этой формы характерна организация хронологической
записи непосредственно в регистре синтетического учета, называемом
журнал-главная или книгой главных счетов. Мемориальные ордера, используемые для
хронологического учета хозяйственных операций в течение отчетного периода, накопления
и группировки учетных данных, не заполняются.
В журнале-главной ведется хронологическая запись (дата
операции, номер бухгалтерской проводки, содержание операции, сумма по ней) и
указывается корреспонденция счетов синтетического учета. На каждой странице
журнала-главной исчисляется итог по дебету и кредиту как каждого синтетического
счета, так и всех счетов. Сумма оборотов по дебету или кредиту всех
синтетических счетов должна быть равна итоговой сумме дебетового или
кредитового оборота каждого счета.
Для ведения журнала-главной могут использоваться
итоговые данные накопительных ведомостей. Для организации аналитического учета
по счетам используются вспомогательные и оборотные ведомости по счетам
аналитического учета. Автоматизированная форма бухгалтерского учета в
организации создается и функционирует на базе использования электронных
вычислительных машин (ЭВМ) и локальных сетей, посредством которых объединены
персональные ЭВМ, представляющие рабочие места учетного персонала. Учетная
информация, сформированная в электронном виде на каждом рабочем месте, может
быть использована любым сотрудником бухгалтерской службы.
В условиях автоматизированной формы бухгалтерского
учета последовательность учетного процесса имеет следующие этапы:
— формирование первичного учетного документа на основе
ввода в ЭВМ соответствующих данных, характеризующих хозяйственную операцию, или
его составление ручным способом;
— перенос необходимых сведений на машинные носители
информации;
— создание в автоматическом режиме стандартной
выходной информации в виде машинограмм регистров аналитического и
синтетического учета, форм бухгалтерской (финансовой) отчетности;
— создание по запросу в автоматическом режиме
детальных, обобщенных или сгруппированных по определенным признакам бухгалтерских
данных в виде машинограмм или видеограмм для проведения контрольных
мероприятий, аналитической работы, управленческих и других нужд.
Принципом автоматизированной формы бухгалтерского учета является
однократный ввод первичных данных и многократное их использование не только в
учетных целях, но и в любой экономической деятельности организации, связанное с
возможностью накапливания значительного объема информации на жестком диске ЭВМ.
Содержание выходных учетных данных, порядок обработки первичной учетной
информации, проведение логических бухгалтерских процедур определяется видом
программного продукта для целей бухгалтерского учета, выбранного самой
организацией.