1. Учетные регистры
Учетные регистры — это счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с
экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования.
Они служат для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.
В зависимости от
строения учетные регистры делятся на хронологические и систематические. В хронологических регистрах информация о
хозяйственных операциях записывается в последовательности их совершения. В систематических учетных регистрах, кроме
того, хозяйственные операции группируются по установленным признакам.
Учетные регистры
ведутся в форме книг, журналов, ведомостей, карточек, машинограмм, отдельных
листов и др.
Синтетический учет
осуществляется в так называемых синтетических регистрах, а аналитический учет —
в аналитических регистрах. Записи в регистрах производятся как вручную, так и с
использованием средств вычислительной техники.
По внешнему виду учетные регистры подразделяются на книги, карточки, свободные листы.
Книги –
листы в книгах заранее пронумерованы, прошнурованы, на последней странице
указано количество страниц, подтвержденное подписями руководителя и главного
бухгалтера и печатью (кассовая книга, книга складского учета).
Карточки –
таблицы выполненные на плотной бумаге или неплотном картоне и не сшитые между
собой. Карточки хранятся в картотеке (инвентарные карточки, карточки складского
учета).
Свободные листы
– отличаются от карточек более большим
размером и изготовлены на менее плотной бумаге (ведомости, журналы-ордера).
2. Правила исправления ошибок
Учетные регистры,
так же как и первичные документы, следует вести аккуратно, без помарок и
подчисток. Обнаруженные ошибки в зависимости от их характера исправляются.
Существуют три способа исправления ошибок:
1) корректурный;
2) дополнительной
записи;
3) сторнировочной
записи, или «красное сторно»
Корректурный способ предполагает зачеркивание тонкой чертой неправильных сумм и текста
так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, и надписи правильных сумм и текста.
Одновременно делается оговорка о сделанном исправлении.
Например, если
вместо 100 тыс. руб. отражено 120 тыс. руб., следует зачеркнуть 120 тыс. руб. и
написать сверху «100 тыс. руб.», а сбоку указать: «зачеркнуто
120 тыс. руб. и сверху написано 100 тыс. руб. Исправленному верить
(подпись)».
Следует особо
отметить, что на денежных документах (чеках, кассовых приходных и расходных
ордерах и т. п.) никаких исправлений и помарок не допускается, особенно в
цифрах.
Дополнительные записи производятся в тех случаях, когда сумма хозяйственной
операции указана меньше надлежащей (ошибочно занижена). Например, за полученные
товары с расчетного счета в банке перечислены 12 тыс. руб. Данная хозяйственная
операция отражена правильной корреспонденцией счетов, но сумма ее занижена до
10 тыс. руб.
Была сделана следующая бухгалтерская запись:
Д-т сч. «Товары», К-т сч. «Расчетный счет» — 10 тыс. руб.
Но поскольку за
указанные товары следует перечислить 12 тыс. руб., то на недостающую сумму 2
тыс. руб. необходимо составить дополнительную проводку: Д-т сч.
«Товары», К-т сч. «Расчетный счет» — 2 тыс. руб.
Дополнительные
проводки даются в текущем или следующем месяце. Это правило исправления ошибок
применяется в двух случаях: если в учетном регистре отдельной строкой не
записаны данные первичного документа и при отражении в учетном регистре
ошибочно заниженной суммы хозяйственной операции.
Сторнировочная запись предполагает корреспонденцию по счетам, но
отрицательными (красными) числами. Сторнировки могут иметь место при
неправильной корреспонденции счетов или при записи преувеличенной суммы, если в
последнем случае уже нельзя применить корректурный способ. Способ «красное
сторно» заключается в том, что первоначальная ошибочная запись повторяется
в тех же счетах, но красными чернилами в той же сумме. При суммировании
результатов операций записи, сделанные красными чернилами, вычитаются, и таким
образом первоначальная ошибочная запись исключается из счетов бухгалтерского
учета. После этого делается правильная запись учитываемых хозяйственных
операций.
Если в отчетности
предприятия за текущий год при инвентаризации или в других случаях допущены
искажения отчетных данных, то исправление этих данных производится в отчетах за
тот период (месяц, квартал, год), в котором были допущены искажения, а также в
нарастающих итоговых данных (за квартал, с начала года) во всех последующих
отчетах.