1. Документация и документооборот
Документ (лат.
documentum — доказательство) — письменное доказательство, свидетельствующее о
происходящем факте. Он является письменным подтверждением на право совершения
хозяйственной операции, ее законченности и хозяйственной целесообразности.
В целом документы
бухгалтерского учета можно разделить на три уровня: первичная учетная
документация, регистры бухгалтерского учета и отчетная бухгалтерская
документация. Такая градация полностью отвечает определению документооборота в
бухгалтерском учете, последовательности и логике документирования хозяйственной
деятельности организации.
Первичный документ
— это бухгалтерский документ, который составляется в момент совершения
хозяйственной операции и является первым свидетельством происшедших фактов.
Первичный документ подтверждает юридическую силу произведенной хозяйственной
операции. Он устанавливает ответственность отдельных исполнителей за
выполненные ими хозяйственные операции. Первичными учетными документами, на
основании которых ведется бухгалтерский учет, служат документы, фиксирующие
факты совершения хозяйственной операции. Все хозяйственные операции, проводимые
организацией, оформляются оправдательными документами, которые служат
первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский
учет.
Первичный учетный
документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не
представляется возможным — непосредственно после ее окончания.
Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов,
передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также
достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и
подписавшие эти документы.
2. Порядок составления и хранения документов
Как установлено в
п. 4 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете», первичный
учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это
не представляется возможным — непосредственно после ее окончания. В
соответствии с п. 4 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете»
своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу
их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также
достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и
подписавшие эти документы.
Документирование
имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение
регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляются на
русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны
иметь построчный перевод на русский язык.
Перечень лиц,
имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель
организации по согласованию с главным бухгалтером.
Документы, которыми
оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются
руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то
лицами. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица
денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются
недействительными и не должны приниматься к исполнению.