Бухгалтерский учет и документальное оформление использования материальных запасов на примере закрытого акционерного общества
Основным направлением использования материалов является расход их на производственные нужды.
Материалы отпускают со склада предприятия также на хозяйственные нужды, на сторону, для переработки и в порядке реализации излишних и неликвидных запасов.
Для обеспечения контроля за расходованием материалов и правильного документального оформления предприятия осуществляют соответствующие организационные мероприятия. Важным условием контроля за рациональным использованием материалов, например, являются их нормирование и отпуск на основе установленных лимитов. Лимиты рассчитываются отделами снабжения на основе данных планового отдела об объеме выпуска продукции и норм расхода материалов на единицу продукции.
Порядок документального оформления отпуска материалов зависит прежде всего от организации производства, направления расхода и периодичности их отпуска.
Первичными документами по расходу материально-производственных запасов являются: лимитно-заборная карта (ф. М-8), требование-накладная (ф. М-11) и накладная на отпуск материалов на сторону (ф. М-15).
Расход материалов в производство и на другие нужды, ежедневно оформляют лимитно-заборными картами. Их выписывает плановый отдел или отдел снабжения в двух экземплярах на один или несколько видов материалов и, как правило, сроком на 1 месяц. Один экземпляр лимитно-заборной карты вручают цеху-получателю, другой — складу. Кладовщик записывает количество отпущенного материала и остаток лимита в обоих экземплярах карты и расписывается в карте цеха-получателя. Представитель цеха расписывается в получении материалов в карте, находящейся на складе.
Отпуск материалов со складов производят в пределах установленного лимита. Сверхлимитный отпуск материалов и замену одного материала другим (при отсутствии материала на складе) оформляют выпиской отдельного акта — требования на замену (дополнительный отпуск материалов). Не использованные в производстве и возвращенные на склад материалы записывают в лимитно-заборную карту без составления каких-либо дополнительных документов.
Если материалы со склада отпускаются нечасто, то их отпуск оформляют одно- или многострочными накладными-требованиями на отпуск (внутреннее перемещение) материалов, которые выписываются цехом-получателем в двух экземплярах: первый с распиской кладовщика, остается в цехе, второй, с распиской получателя — у кладовщика.
Для учета движения материалов внутри предприятия применяют однострочные и многострочные накладные — требования на отпуск (внутреннее перемещение) материалов. Накладные составляют материально ответственные лица участка, отпускающего ценности, в двух экземплярах, один из которых остается на месте с распиской получателя, а второй с распиской лица, отпускающего ценности, передается получателю ценностей.
Например, в августе месяце внутри предприятия ЗАО «Росбизнеспроект» с центрального склада Дмитриевым А.А. были перемещены материалы прорабу:
ДТ 10 «Материалы»
КТ 10 «Материалы»
-внутреннее перемещение материалов
Отпуск материалов сторонним организациям оформляют накладными на отпуск материалов на сторону, которые выписывает отдел снабжения в двух экземплярах на основании нарядов, договоров и других документов: первый экземпляр остается на складе и является основанием для аналитического и синтетического учета материалов, второй передается получателю материалов. Если материалы отпускаются с последующей оплатой, то первый экземпляр служит также для выписки бухгалтерией расчетно-платежных документов.
При перевозе материалов автотранспортом вместо накладной применяют товарно-транспортную накладную.
Вместо первичных документов по расходу материала можно использовать карточки складского учета. С этой целью представители цехов получателей расписываются в получении материалов на самих карточках складского учета. При этом в карточке проставляется шифр производственных затрат с целью последующей группировки записей по объектам калькуляции и статьям затрат.
На небольших предприятиях отпуск материалов на производство продукции и оказание услуг осуществляется без оформления специальными документами. Фактически израсходованные материалы по их видам отражаются в актах или отчетах о выпуске и реализации готовой продукции. Акты составляются, как правило, подекадно работникам предприятия, ответственным за приемку, хранение и реализацию продукции. После утверждения руководителем предприятия акт служит основанием для списания соответствующих материалов.
В установленные дни документы по приходу и расходу материалов сдают в бухгалтерию предприятия по реестру приемки-сдачи документов, составленному в двух экземплярах: первый сдается в бухгалтерию под расписку бухгалтера на втором экземпляре, а второй остается на складе.
Для обеспечения производственной программы соответствующими материальными запасами на предприятиях создаются специализированные склады для хранения основных и вспомогательных материалов, топлива, запасных частей и других материалов. Каждому складу приказом по предприятию присваивается постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах, относящихся к операции данного склада.
На складах материальные ценности размещают по секциям, а внутри них — по группам, типо — и сорторазмерам в штабелях, ящиках, контейнерах, на стеллажах, полках, ячейках, поддонах, что обеспечивает быструю их приемку, отпуск и контроль за соответствием фактического наличия установленным нормам запасам (лимиту). Учет материалов на складе осуществляет заведующий складом (кладовщик), являющийся материально-ответственным лицом.
Учет движения остатков материалов осуществляет в карточках складского учета материалов. На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку, поэтому учет называют сортовым учетом и осуществляют его только в натуральном выражении. Карточки открывают в бухгалтерии, в них указывается номер склада, наименование материала, марку, сорт, размер, единицу измерения, номенклатурный номер, учетную цену и лимит. После этого карточки передают на склад, и кладовщик заполняет колонки прихода, расхода и остатка материалов.
Все первичные документы по движению материалов со складов и подразделений предприятия поступают в бухгалтерию. Контроль за правильностью складского учета материалов со стороны бухгалтерии заключается в проверке не только первичных документов, но и отчетов подразделений организации, сопоставлении записей в приходных и расходных документах, карточках учета материалов и сальдовых книгах.
Если подразделение-получатель составляет материальный отчет, то движение материалов со склада подразделений отражается следующими проводками:
ДТ 10 «Материалы»
КТ 10 «Материалы»
-получены материалы со склада
ДТ 20,23,25,26 (затратные счета)
КТ 10 «Материалы»
-отпущены материалы в производство
Если обнаружены расхождения между показателями складского учета и групповой оборотной ведомостью, то, как правило, составляется сортовая оборотная ведомость в пределах группы материальных ценностей, по которым выявлены несоответствия. Такой метод учета называется оперативно-бухгалтерским или сальдовым. В бухгалтерии организации не ведется количественный и суммовой учет движения материалов по номенклатуре и не составляются оборотные ведомости по видам материалов, а ведется учет в денежном выражении по материально-ответственным лицам (складам), балансовым счетам, субсчетам и группам материальных ценностей. Показатели аналитического учета формируются по данным первичных учетных документов и реестров их приемки-сдачи и фиксируются в накопительных ведомостях, информация которых используется для составления групповых оборотных ведомостей и регистров синтетического учета.
В организациях, имеющих службу внутреннего аудита, функции контроля движения материальных ценностей на складах организации и в других местах хранения могут возлагаться на указанную службу.