Бухгалтерский учет и документальное оформление поступления материальных запасов на примере ЗАО
Для синтетического учета наличия и движения производственных запасов в ЗАО «Росбизнеспроект» используются следующие активные счета:
— 10 «Материалы», 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».
В соответствии с группировкой материальных ценностей по назначению к счету 10 «Материалы» открыты следующие субсчета:
10-1 «Сырье и материалы» — для учета наличия и движения сырья, основных материалов и вспомогательных материалов.
10-2 «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия» — для учета покупных полуфабрикатов, готовых комплектующих изделий, включая строительные конструкции и детали, специального оборудования, инструментов, приспособлений и других приборов, приобретаемых организациями в качестве комплектующих изделий при выполнении научно-исследовательских, конструкторских и технологических работ.
10-3 «Топливо» — для обобщения сведений о наличии и движении нефтепродуктов (нефти, дизельного топлива, керосина, бензина) смазочных материалов. На этом субсчете ведется учет талонов на нефтепродукты.
10-4 «Тара и тарные материалы» — для сбора сведений о всех видах тары (кроме используемой как хозяйственный инвентарь), а также о материалах и деталях, предназначенных для ее изготовления и ремонта.
10-5 «Запасные части» — для учета запасных частей, предназначенных для ремонтных целей, автомобильных шин в запасе и обороте, обменного фонда полнокомплектных машин, оборудования, двигателей, узлов, агрегатов, создаваемого в ремонтных подразделениях организаций, на технических обменных пунктах и ремонтных заводах.
10-6 «Прочие материалы» — для обобщения информации о наличии и движении на складах отходов производства, неисправимого брака, предметов от демонтажа и разборки основных средств, других аналогичных материальных ценностей.
10-9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» — для учета средств труда, которые включаются в состав средств в обороте.
Аналитический учет по счету 10 «Материалы» ведется по местам хранения, наименованиям материальных ценностей (видам, сортам, размерам и т.д.)
Первичные документы по поступлению и расходу производственных запасов являются основой организации материального учета. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием материальных ресурсов.
Первичные документы по движению материалов должны тщательно оформляться, обязательно содержать подписи лиц, совершивших операции, и коды соответствующих объектов учета. Контроль за соблюдением правил оформления движения материальных ресурсов возложен на главного бухгалтера и руководителей соответствующих подразделений.
Поступление материальных ресурсов может осуществляться из различных источников:
— от поставщиков;
— из собственного производства;
— от списания пришедших в негодность основных средств.
Для выполнения производственной программы предприятия определяют потребность в материальных ресурсах и приобретают или производят их. На поставку материалов предприятие заключает договора с поставщиками, которые определяют права, обязанности и ответственность сторон по поставке продукции.
Контроль за выполнением плана материально-технического обеспечения по договорам, своевременностью поступления и оприходования материалов осуществляет отдел материально-технического снабжения. С этой целью в отделе ведут ведомости оперативного учета выполнения договоров поставки. В них отмечают выполнение условий договора о поставке по ассортименту материалов, их количеству, цене, срокам отгрузки и др. Бухгалтерия осуществляет контроль за организацией данного оперативного учета. Поступающие на предприятие материалы оформляют бухгалтерскими документами в следующем порядке.
Вместе с отгрузкой продукции поставщик высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы — платежное требование (в двух экземплярах: один непосредственно покупателю, другой — через банк), товарно-транспортные накладные, квитанцию к железнодорожной накладной и др.
Например, в ЗАО «Росбизнеспроект» поступил от поставщика ЗАО «Кислородсервис» кислород (в баллонах):
ДТ 60 «Расчеты с поставщиками»
КТ 51 «Расчетный счет»
— оплачен счет поставщику за материалы 1750 руб.
Расчетные и другие документы, связанные с поступлением материалов, поступают в бухгалтерию, где проверяется правильность их оформления, после чего их передают ответственному исполнителю по снабжению (приложение 9,10).
ДТ 10 «Материалы»
КТ 60 «Расчеты с поставщиками»
— отражены затраты на приобретение кислорода 1750 руб.
В отделе снабжения по поступающим документам проверяют соответствие объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества материалов и др. договорным условиям. В результате такой проверки на самом расчетном или другом документе делают отметку о полном или частичном акцепте (согласии на оплату). Кроме того, отдел снабжения осуществляет контроль за поступлением грузов и их розыск. С этой целью в отделе снабжения ведут журнал учета поступающих грузов, в котором указывают: регистрационный номер, дату записи, наименование поставщика, дату и номер транспортного документа, номер, дату и сумму счета, род груза, номер и дату приходного ордера или акта о приемке запроса о розыске груза. В примечаниях делают отметку об оплате счета или отказе от акцепта.
Проверенные платежные требования из отдела снабжения передают в бухгалтерию, а квитанции транспортных организаций — экспедитору для получения и доставки материалов. В случае обнаружения недостачи мест или массы, повреждения тары, порчи материалов составляется коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщику.
Для получения материалов со склада иногородних поставщиков экспедитору выдают наряд и доверенность, в которых указывают перечень материалов, принадлежащих получению.
Принятые грузы экспедитор доставляет на склад предприятия и сдает заведующему складом, который проверят соответствие количества и качества материала данным счета поставщика. Принятые кладовщиком материалы оформляют однострочными и многострочными приходными ордерами. Первый из них составляют только на один определенный вид материала, во втором записывают все принятые материалы независимо от их количества. Приходный ордер подписывают заведующий складом и экспедитор.
ДТ 20, 23,25,26 (затратные счета)
КТ 10 «Материалы»
— отпущен в производство материал 1750 руб.
При отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными разрешается осуществлять оприходование материалов без выписки приходного ордера. В этом случае на документе поставщика проставляется штамп, в оттисках которого содержатся основные реквизиты приходного ордера. Количество первичных документов при этом сокращается.
В тех случаях, когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствует данным поставщика, приемку материалов производит комиссия и оформляет акт о приемке материалов, который служит основанием для предъявления претензии поставщику. В составе комиссии должен быть представитель поставщика или представитель незаинтересованной организации. Акт составляется также при приемке материалов, поступивших на предприятие без счета поставщика (неотфактурованные поставки).
Если перевозку материалов осуществляют автотранспортом, то в качестве первичного документа применяют товарно-транспортную накладную, которую составляет грузоотправитель в четырех экземплярах: первый из них служит основанием для списания материалов у грузоотправителя; второй — для оприходования материалов получателем; третий — для расчетов с автотранспортной организацией и является приложением к счету на оплату за перевозку ценностей; четвертый является основанием для учета транспортной работы и прилагается к путевому листу. Товарно-транспортную накладную применяют в качестве приходного документа у покупателя в случае отсутствия расхождения количества поступивших грузов с данными накладной. При наличии такого расхождения приемку материалов оформляют актом о приемке материалов.
Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов производства, материалов, оставшихся от ликвидации основных средств, и др., оформляют одно- или многострочными накладными на внутреннее перемещение материалов, которые выписывают цехи-сдатчики в двух экземплярах: первый является основанием для списания материалов с цеха-сдатчика; второй направляется на склад и используется в качестве приходного документа.
Например, в августе 2005 г. в ЗАО «Росбизнеспроект» был списан станок.
ДТ 10 «Материалы»
КТ 01 «Основные средства»
— поступил металлолом от ликвидации станка
ДТ 20,23,25,26 (затратные счета)
КТ 10 «Материалы»
— списаны материалы в производство
Подотчетные лица приобретают материалы на предприятиях торговли, у других предприятий и кооперативов, на рынках или у населения за наличные деньги.
Например, в ЗАО «Росбизнеспроект» товароведом Ивановым И.П. были приобретены материалы за наличный расчет:
ДТ 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
КТ 50 «Касса»
— выданы денежные средства подотчет работнику 2000 руб.
ДТ 10 «Материалы»
КТ 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
— оприходованы материалы 2200 руб.
ДТ 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
КТ 50 «Касса»
— выдан из кассы перерасход денежных средств 200 руб.
ДТ 20,23,25,26 (затратные счета)
КТ 10 «Материалы»
-отпущены материалы в производство 2200 руб.
Документом, подтверждающим стоимость приобретенных материалов, является товарный чек или акт (справка), составляемый подотчетным лицом, в котором он излагает содержание хозяйственной операции с указанием даты, места покупки, наименования и количества материалов и цены, а также данных паспорта продавца товара. Акт (справку) прилагают к авансовому отчету подотчетного лица.