Реализация на практике учета денежных средств и расчетных операций на примере действующего ОАО
Денежные средства — это финансовые ресурсы организации, самые высоколиквидные активы, способные обеспечить выполнение обязательств любого вида и уровня.
Для учета денежных средств и контроля за их поступлением и целевым использованием на предприятии ОАО «Кузнецкий мебельный комбинат» предназначены следующие счета: 50 «Касса» и 51 «Расчетные счета».
Для приема, хранения и расходования наличных денег организация имеет кассу. Размер сумм наличных денег в кассе организации ограничен лимитом, ежегодно устанавливаемым обслуживающим банком по согласованию с организацией. Сверх установленных норм наличные-деньги могут храниться в кассе только в дни выплаты заработной платы, пенсий, пособий, стипендий в течение трех рабочих дней, включая день получения денег в кредитном учреждении.
Касса принимает наличные деньги по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером. При этом выдается квитанция, подписанная главным бухгалтером и кассиром.
Выдача наличных денег производится по расходным кассовым ордерами и другим надлежаще оформленным документам (платежным ведомостям).
Документы на выдачу денег подписывают руководитель и главный бухгалтер.
Все приходные и расходные кассовые ордера, а также заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, и документу присваивается порядковый номер. Журнал регистрации построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств организацией, присваиваются номера кассовым документам.
Для учета наличия и движения денежных средств ОАО «Кузнецкий мебельный комбинат» используется активный счет 50 «Касса». Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег организации на начало месяца; оборот по дебету — поступившие наличными в кассу, а по кредиту — суммы, выданные наличными. В развитие счета 50 «Касса» могут быть открыты организацией следующие субсчета:
1 «Касса организации»;
2″Операционная касса»;
3″Денежные документы»;
4 «Касса в иностранной валюте».
Кассовые операции, записанные по кредиту счета 50, отражаются в журнале-ордере № 1. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах и, кроме того, контролируются ведомостью № 1.
Основанием для заполнения журнала-ордера № 1 и ведомости № 1 служат отчеты кассира. Каждому отчету в регистре отводится одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в журнале-ордере и ведомости должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов.
Для оформления кассовых операций в ОАО «Кузнецкий мебельный комбинат»ведется кассовая книга. Листы в книге нумеруют, прошнуровывают и опечатывают печатью организации. На последней странице книги делается надпись: «В настоящей книге всего пронумеровано страниц …» и проставляются подписи руководителя и главного бухгалтера организации.
Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу. Вторые экземпляры отрывные, они служат отчетом кассира. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются, исправления, сделанные корректурным способом, заверяются подписями кассира и главного бухгалтера. Записи в кассовую книгу производятся сразу после получения иди выдачи денег, подсчитываются итоги операций за день, выводится остаток денег в кассе и передается в бухгалтерию отчет с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге (на первом экземпляре). Кассовая книга ведется ежедневно с расчетом остатка на конец каждого дня.
Таблица 1
Отражение операций по учету денежных средств в кассе.
Для обеспечения сохранности средств в кассе проводят инвентаризацию, путем пересчета денежных средств. Согласно Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (Приказ МФ РФ от 13 июня 1995г. №49) инвентаризация производится:
— при передаче имущества в аренду, продаже;
— перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (не ранее 1 октября отчетного года);
— при смене материально ответственных лиц;
— при установлении фактов хищения, злоупотреблений, порчи ценностей;
— в случае стихийных бедствий, пожара, аварий, др. чрезвычайных ситуаций;
— при реорганизации предприятия.
Излишки кассы относят на увеличение финансовых результатов, а недостача списывается на счет 94 и на материально ответственное лицо.
Таблица 2
Отражение операций по учету денежных средств.
Организация ежедневно получает от банка выписку из расчетного счета, т.е. перечень произведенных им за день операций. К выписке банка прилагаются документы, полученные от других предприятий и организаций, на основе которых зачислены или списаны средства, а также документы, выписанные организацией при достаточном количестве сданных экземпляров.
Выписка из расчетного счета — второй экземпляр лицевого счета организации, открытого ему банком. Сохраняя денежные средства, банк считает себя должником перед организацией (его кредиторская задолженность), поэтому остатки средств и поступлений на расчетный счет он записывает по кредиту расчетного счета, а уменьшение своего долга (списания, выдача наличными) — по дебету.
На расчетном счете сосредоточиваются свободные денежные средства ОАО «Кузнецкий мебельный комбинат» и поступления за реализованную продукцию, выполненные работы и услуги, краткосрочные и долгосрочные ссуды, получаемые от банка, и прочие зачисления. С расчетного счета производятся почти все платежи организации: оплата поставщикам за материалы, работы, услуги, погашение задолженности бюджету, внебюджетным фондам, получение денег в кассу для выдачи заработной платы, материальной помощи, премий и т.п.
Выдача денег, а также безналичные перечисления с этого счета банком осуществляются на основе приказа организации. Прием и выдача денег или безналичные перечисления производятся банком на основе документов специальной формы, утвержденной ЦБ РФ. Из них наиболее распространенными являются:
Объявление на взнос наличными выписывается при взносе наличных денег на расчетный счет. В подтверждение о получении денег банк выдает плательщику квитанцию, которая служит оправдательным документом.
Чек (денежный) является приказом ОАО «Кузнецкий мебельный комбинат» банку о выдаче с расчетного счета организации указанной в нем суммы наличных денег. При этом допускается использование при безналичных расчетах: платежных поручений, платежных требований.
Платежное поручение — распоряжение ОАО «Кузнецкий мебельный комбинат» банку о перечислении соответствующей суммы с его расчетного счета на расчетный счет получателя. Такими получателями могут быть поставщики, вышестоящие организации, финансовые органы, страховые и другие организации.
Синтетический учет операций по расчетному счету бухгалтерия организации ведет на счете 51 «Расчетные счета». Это активный счет, по дебету которого записывают остаток свободных денежных средств организации на начало месяца, поступления наличных денег из кассы организации, денежные средства, зачисленные от покупателей продукции, заказчиков, дебиторов, полученные ссуды. По кредиту этого счета отражаются денежные средства, перечисленные в погашение задолженности поставщикам материальных ценностей (услуг), подрядчикам за выполненные работы, бюджету, банку за полученные ссуды, внебюджетным фондам и прочим кредиторам, а также суммы, выданные наличными в кассу организации.
Движение операций по счету 51 отражают в журнале-ордере №2 и ведомости № 2.
Для отражения оборотов по кредиту счета 51 служит журнал-ордер № 2. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах и, кроме того, контролируются ведомостью № 2.
Основанием для заполнения этих регистров являются проверенные и обработанные выписки из расчетного счета.
Обязательное условие для заполнения регистров — использование одной строки для каждой выписки. Количество занятых строк журнала-ордера № 2 и ведомости № 2 за каждый месяц должно быть одинаковым и равно количеству полученных за этот период выписок из банка.
Таблица 3
Отражение операций по учету денежных средств на расчетном счете.
Учет расчетов с поставщиками товарно-материальных ценностей и услуг организуется на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». На этом счете отражают расчеты по выданным авансам и по задолженности поставщикам по неоплаченным поставкам.
Счет по отношению к балансу — активно-пассивный; сальдо дебетовое — свидетельствует о суммах авансов или предоплат, перечисленных поставщикам; сальдо кредитовое — о суммах задолженности организации поставщикам и подрядчикам по неоплаченным счетам и неотфактурованным поставкам; оборот по дебету — о суммах оплат, списаний и зачетов за отчетный месяц; оборот по кредиту — о суммах по принятым к оплате акцептованным платежным документам и неотфактурованным поставкам за отчетный месяц.
Для учета расчетов с разными дебиторами и кредиторами используется ряд счетов. Рассмотрим некоторые из них:
счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками » предназначен для учета расчетов за отгруженную продукцию (товары), выполненные работы и оказанные услуги;
счет 68 «Расчеты по налогам и сборам » — для учета расчетов с бюджетом по налогам, уплачиваемым организациям, и налогов с персонала этой организации;
счет 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению «- для учета расчетов по отчислению на государственное социальное страхование, пенсионное обеспечение и медицинское страхование персонала организации;
счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда » — для учета расчетов с персоналом, как состоящим, так и не состоящим в списочном составе организации, по оплате труда, а также по выплате доходов по акциям и другим ценным бумагам данной организации;
счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами » — для учета расчетов с работниками организации по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы, а также на служебные командировки;
счет 75 «Расчеты с учредителями » — для учета всех видов расчетов с учредителями ОАО «Кузнецкий мебельный комбинат» по вкладам в уставный (складочный) капитал, по выплате доходов;
Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы.
Командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда (в оба конца), суточных и расходов по найму жилого помещения. Выдача наличных денежных средств под отчет на командировку оформляется командировочным удостоверением и расходным кассовым ордером после расчета бухгалтерией причитающихся сумм.
В течение трех дней по возвращении из командировки подотчетное лицо обязано отчитаться за полученные и израсходованные суммы. С этой целью им составляется авансовый отчет на основе документов (счетов магазинов, товарных чеков, железнодорожных, авиационных и прочих билетов) и прилагается командировочное удостоверение. Целесообразность произведенных расходов подтверждается начальниками цехов, отделов или служб в зависимости от целевого назначения командировки. После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к отчету последний утверждается руководителем и принимается к учету.
Список лиц, имеющих право получать в кассе наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, утверждается руководителем организации.
Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это — активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц организации или сумму невозмещенного перерасхода.
По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основе расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).
При журнально-ордерной форме учета операции по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами отражают в журнале-ордере № 7. Это комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет. Каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка, и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке.
Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера — на расхождения в суммах полученных и израсходованных.