Регистры бухгалтерского учета
Способ регистрации учетной информации, т.е. сведений из первичных
документов, понимается под термином техника бухгалтерского учета.
Для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, составляются сводные учетные документы- учетные регистры, которые, в зависимости от степени автоматизации, могут составляться на бумажных и машинных носителях информации (в электронном виде). Учетные регистры применяются для отражения информации на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.
По внешнему виду учетные регистры подразделяются на[1]:
• книги;
• карточки;
• свободные листы;
• машинограммы (полученные при использовании вычислительной техники);
• машинные носители.
Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского
учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.
По видам производимых в них записей учетные регистры бывают:
— хронологические (регистрационный журнал);
— систематические (главная книга счетов);
— комбинированные (журналы-ордера).
По степени детализации информации, содержащейся в учетных регистрах, они могут быть:
— синтетическими (главная книга счетов);
— аналитическими (карточки);
— комбинированными (журналы-ордера).
Книги представляют собой сброшюрованные свободные листы определенного формата и графления. Применение их ограничено, так как работу по их ведению разделить между счетными работниками нельзя, ее должен вести один человек (кассовая книга). Такие книги пронумерованы и прошнурованы, а на последней странице указано количество страниц за подписью руководителя предприятия и главного бухгалтера. В таких книгах исключена возможность замены отдельных листов новыми при злоупотреблениях и хищениях. На предприятиях применяется «Главная книга» — как регистр синтетического учета и «Книга остатков материалов на складах» — как регистр аналитического учета, необходимый для взаимосвязи данных бухгалтерского учета с данными оперативно-складского учета и для контроля за сохранностью различных видов собственности.
Карточки предназначены для аналитического учета основных средств
(инвентарные карточки), материальных ценностей по местам их хранения (карточки складского учета материалов). На их основе бухгалтерия создает картотеку основных средств, а материально-ответственные лица — картотеку материалов, запасных частей, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, готовой продукции.
Свободные листы — учетные регистры большого формата и с большим
количеством сведений по отношению к карточкам. Они предназначены для синтетического и аналитического учета и выполняют роль комбинированных регистров. К ним относятся: журналы-ордера, ведомости, табуляграммы и машинограммы. Они удобны в использовании, так как позволяют более рационально распределить обязанности между работниками учета. Это самый распространенный вид учетных регистров.
Состав учетных регистров, их форму, порядок и последовательность
заполнения, технику взаимосверки определяет форма бухгалтерского учета.
Записи в учетных регистрах основываются на тщательно проверенных
документах, поэтому и сами регистры приобретают доказательную силу при использовании их показателей для анализа хозяйственной деятельности
предприятия, при контроле за состоянием средств и при выявлении результатов его работы.
Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их. При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.
Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской
отчетности является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных
законодательством Российской Федерации, — государственной тайной.
Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах
бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны
хранить коммерческую и государственную тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.