Современные системы внутреннего контроля (аудита) деятельности предприятия
В настоящее время создание системы внутреннего аудита на предприятии приобретает особенно важное значение. В частности, система внутреннего аудита актуальна для открытых акционерных обществ с разветвленной сетью филиалов и структурных подразделений, региональных сетевых компаний, холдингов, объединяющих в себя большое количество юридических лиц, а также компании, составляющие свою финансовую отчетность в формате МСФО.
Рост конкуренции на рынке, а также работа компаний в условиях крайней нестабильности, приводит к необходимости постоянно снижать издержки предприятия, изыскивая потенциальные резервы на всех стадиях производства и реализации продукции. В условиях постоянно развивающегося российского рынка наблюдаются следующие тенденции:
— отход собственников предприятий от управления и передача управленческих функций наемным менеджерам;
— укрупнение предприятий, вследствие чего разрастается их структура, увеличивается численность сотрудников и количество сделок;
— появление новых технологий, миграция кадров.
Все это делает крайне трудным сохранение прозрачности бизнеса для руководителей и собственников предприятия. Таким образом, внутренний контроль является одной из составляющих эффективного функционирования и управления предприятием.
Система внутреннего контроля – это система мер, направленных на выявление и устранение финансовых, правовых, производственных и прочих рисков, а также на выявление фактов хозяйственной деятельности, связанных с преднамеренным или непреднамеренным нарушением сотрудниками своих обязанностей, повлекшим за собой ухудшение финансового состояния предприятия или его деловой репутации.
Системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля должны быть согласованы. Система двойной записи, лежащая в основе любой коммерческой учетной системы (включая большинство весьма сложных компьютерных систем), определяет порядок регистрации и обеспечивает контроль, целью которого является предупреждение ошибок, злоупотреблений или возникновения случайных убытков.
Руководство предприятия обязано обеспечить существование надежной системы внутреннего контроля.
Система внутреннего контроля может включать в себя:
— контроль соответствия деятельности предприятия российскому законодательству;
— контроль сохранности активов предприятия;
— контроль полномочий;
— контроль документального оформления;
— контроль процесса материально-технического снабжения;
— контроль процесса продажи продукции;
— контроль рационального и экономного расходования ресурсов;
— контроль исполнения приказов и распоряжений;
— контроль эффективности и исполнения отдельных договоров/групп договоров;
— внутренний аудит;
— другие направления исходя из потребностей предприятия.
Контроль соответствия деятельности предприятия российскому законодательству направлен на избежание рисков, связанных с нарушением гражданского, налогового, семейного, уголовного, др. законодательства. С этой целью целесообразно проведения процедуры унифицирования повторяющихся бизнес-процедур — создание типовых форм договоров, пакетов бухгалтерских проводок, комплекта кадровых документов, алгоритмов действий ответственных сотрудников. Нестандартные сделки и виды деятельности должны подвергаться особому изучению и детальному анализу.
Контроль сохранности активов предприятия направлен на недопущение:
— неполного оприходования производственных ресурсов на склады предприятия;
— необоснованного списания ресурсов на затраты или в убыток;
— не утвержденных в соответствующем порядке платежей.
Контроль полномочий – контроль, обеспечивающий выполнение только тех операций, которые действительно способствуют развитию организации. Такой контроль должен предотвращать злоупотребления и отсеивать операции, в которых нет необходимости. Здесь также отслеживаются изменения и исправления учетных записей на предмет обязательного наличия соответствующих разрешений.
Контроль документального оформления – контроль, обеспечивающий отражение всех разрешенных операций в учетных регистрах. Этот вид контроля создает такие условия, чтобы операции правильно оформлялись учетными записями (в правильной сумме, на правильном счете, на правильную дату и т. д.) и не удалялись без соответствующего разрешения.
Контроль процесса материально-технического снабжения предполагает деятельность по:
— проверке соответствия номенклатуры, количества, качества, стоимости закупаемых сырья, материалов, оборудования, услуг реальным потребностям предприятия;
— недопущению сговора в корыстных целях сотрудников предприятия, ответственных за материально-техническое снабжение, с представителями контрагентов-поставщиков, могущего привести к намеренному завышению цен и снижению качества закупаемых ресурсов, влиянию на количество и состав контрагентов-поставщиков;
— избежанию или снижению производственных рисков, возникающих вследствие сотрудничества с контрагентами, не выполняющими условия договора;
— избежанию налоговых рисков, возникающих вследствие сотрудничества с контрагентами — недобросовестными налогоплательщиками.
Контроль процесса продажи продукции предполагает деятельность по:
— недопущению сговора в корыстных целях сотрудников предприятия, ответственных за продажи, с представителями контрагентов-покупателей, способного привести к намеренному влиянию на количество и состав контрагентов-покупателей, отпускные цены, предоставление эксклюзивных условий;
— недопущению убытков предприятия от занижения объемов продаж или продаж, деньги за которые не поступают на счета предприятия;
— избежанию финансовых рисков, возникающих вследствие сотрудничества с контрагентами, не выполняющими условия договора.
Контроль рационального и экономного расходования ресурсов предполагает проверку:
— обоснованности и экономности текущих расходов предприятия в целом и его подразделений в частности – на рекламу, консультационные услуги, средства связи, прочее;
— эффективности выплат в пользу сотрудников предприятия (премий, материальной помощи, оплаты обучения, предоставления займов, пр.);
— обоснованности и своевременности расходования подотчетных сумм;
— эффективности использование сотрудниками рабочего времени.
Контроль исполнения приказов и распоряжений внедряется с целью повышения дисциплины предприятия и, как следствие, эффективности его работы, выявления причин, препятствующих исполнению приказов и распоряжений.
Контроль эффективности и исполнения отдельных договоров/групп договоров предполагает документальные и фактические проверки соответствия условий договоров выгодам предприятия, обоснованности заключения договоров, соблюдения контрагентами номенклатуры, количества, сроков и полноты поставки и оплаты, стоимости, других условий договоров.
Система внутреннего аудита предполагает:
— выявление налоговых рисков, связанных с внедрением новых направлений деятельности, заключением нетиповых договоров;
— контроль однотипности, своевременности и полноты отражения оборотов в бухгалтерском учете обособленных подразделений и головной организации, компаний, входящих в одну группу (холдинг);
— контроль правильности составления бухгалтерской отчетности и исчисления и уплаты налогов.
Внутренний контроль в компьютеризированных системах обычно подразделяется на общие и прикладные средства контроля.
Общие средства контроля определяются как средства, благодаря которым компьютеризированная система может развиваться и функционировать, следовательно, они совместимы со всеми прикладными средствами контроля.
Цель общих средств внутреннего контроля – обеспечить должную разработку и функционирование прикладных средств, а также целостность программ, банков данных и надежность компьютеризированных операций.
Прикладные средства контроля определяются как средства, связанные с текущими операциями и постоянными данными конкретной компьютеризированной системы учета, и, следовательно, они являются специфическими.
Цель прикладных средств контроля – обеспечить полноту и точность учетных записей, а также законность документов, являющихся результатом как ручной, так и программной обработки. Прикладной контроль может осуществляться на этапах ввода, обработки и вывода информации из компьютера, а также на этапе контроля банка данных и нормативно справочной информации.
Общие средства контроля относятся к компьютерной среде в целом, тогда как прикладные являются принадлежностью конкретных учетных систем. Общие средства контроля, таким образом, служат оболочкой для прикладных.
В процессе контроля перед осуществляющими его работниками ставится семь задач:
1) полнота учета данных (данные по всем хозяйственным операциям должны быть отражены в бухгалтерских регистрах и соответствовать задачам анализа);
2) точность учета данных (данные по всем хозяйственным операциям должны быть отражены в бухгалтерских регистрах правильно и в соответствующий временной промежуток);
3) законность хозяйственных операций (данные по всем хозяйственным операциям, записанные в бухгалтерских регистрах, должны отражать события экономического характера, которые действительно имели место, должны быть определенным образом организованы и утверждены персоналом, имеющим соответствующие полномочия);
4) полнота записей (данные, содержащиеся в архивах, документах и отчетах, должны отражать все хозяйственные операции);
5) точность ведения записей (данные по всем хозяйственным операциям должны быть отражены в нужных суммах);
6) хранение бухгалтерских документов на бумажных носителях и (или) в памяти ЭВМ;
7) защита активов.
Защита активов представляет собой ограничение доступа к активам и документам, которые контролируют их движение, а также к документам, свидетельствующим об их существовании. Ограничение не распространяется на персонал, имеющий соответствующее разрешение.
Все семь целей контроля могут быть применены к любому предприятию. Их действие распространяется на все хозяйственные операции, а также на все файлы и активы независимо от мероприятий и процедур структуры контроля, установленных для достижения указанных целей.
Хорошо действующая система внутреннего контроля не возникает случайно. На ее образование влияет ряд непременных условий, среди которых:
1) качество управления, т.е. способность руководства эффективно планировать и контролировать работу;
2) квалификация персонала и его способность четко следовать должностным инструкциям;
3) наличие трудовых ресурсов (необходимое условие для разделения и ротации обязанностей);
4) качество внутреннего аудита.
При отсутствии вышеперечисленных факторов эффективность внутреннего контроля не будет достигнута.