Оценка экономической эффективности принятых управленческих решений
Автоматизированный бухгалтерский учет – это не просто бухгалтерский учет с помощью компьютерной техники. Как показала практика, автоматизация бухгалтерского учета эффективна только тогда, когда с ее помощью повышается эффективность и улучшается качество ведения бухучета на предприятии. При автоматизации требуется добиться достижения следующих целей:
повышение оперативности бухгалтерского учета;
повышение экономичности бухгалтерского учета;
снижение числа бухгалтерских ошибок;
увеличение количества информации, получаемой из бухгалтерского учета;
упорядочение бухгалтерского учета.
Если таких улучшений не происходит, то автоматизация бессмысленна – она не принесет конечного результата, сам же по себе переход с заполнения бумажных журналов-ордеров на нажимание компьютерных клавиш улучшением не является, это просто замена. Такую ситуацию следует скорее называть «псевдоавтоматизацией». При этом не понятно для чего потрачены немалые деньги на компьютеры, программы и внедрение.
Таким образом, можно сказать, что автоматизация бухгалтерского учета – это процесс, при котором в результате перевода бухгалтерии на компьютер повышается эффективность и улучшается качество ведения бухучета на предприятии. Значит, перед тем как принимать решение об автоматизации бухучета следует выделить, что и как эта автоматизация должна в бухгалтерии улучшить, это и будет целью автоматизации.
Распространенным стереотипом является то, что автоматизация бухгалтерского учета приводит к сокращению бухгалтерского персонала, что приводит к страху перед автоматизацией, а иногда и к ее саботажу. Несмотря на то, что, на первый взгляд, все логично – часть работы берет на себя компьютер, который и вытесняет бухгалтеров-людей, стереотип является ошибочным. Дело в том, что количество необходимых в бухгалтерии бухгалтеров зависит только от количества обрабатываемых бухгалтерией первичных документов (накладных, кассовых ордеров, платежек и пр.), а количество первичных документов не зависит от того, автоматизирован бухучет или нет, оно зависит от объема хозяйственных операций в организации. Кроме того, образуется дополнительное время для проведения различного рода экономических анализов, служащих для разработки мероприятий по повышению эффективности работы предприятия в целом. Таким образом, автоматизация бухгалтерского учета не уменьшает числа необходимых в бухгалтерии бухгалтеров.
Следует отметить, что большинство разработчиков программ финансового анализа добились того, что текст автоматически формируемых заключений выглядит достаточно связанным. К тому же его можно загрузить в текстовый редактор, немного отредактировать, распечатать и положить на стол директору. При этом некоторые программы позволяют регулировать степень детализации изложения, предоставляя пользователю возможность выбирать, какую информацию и с какими подробностями следует включить в отчет.
Эффективность автоматизации бухгалтерского учета характеризуется рядом показателей, основными из которых являются:
повышение производительности труда учетных работников,
сокращение трудоемкости и стоимостных затрат на ведение учета,
улучшение качества обработки учетной информации,
сокращение сроков составления отчетности.
Эффективность перехода от бескомпьютерной обработки информации к компьютерной может быть оценена по показателям прямым и косвенным. Прямые показатели отражают экономию затрат на сам процесс обработки информации, а косвенные – улучшение результатов финансово-хозяйственной деятельности за счет повышения интенсивности и оперативности контроля, выявления и устранения причин потерь и необоснованности затрат, углубления анализа и т.п.
Оценку прямой экономии проводим в следующей последовательности:
1) Определим затраты на бескомпьютерную обработку данных:
где – годовой бюджет рабочего времени, чел*час;
– средневзвешенная тарифная ставка учетного работника, руб./чел.*час;
– численность учетных работников до компьютеризации (6 чел.);
= 0,2…0,5 – коэффициент накладных расходов;
= 0,35 – 0,5 – коэффициент дополнительных затрат, связанных с зарплатой.
2) Оцениваем затраты на автоматизированную обработку:
, руб
где – затраты машинного времени, час;
= 1,3…1,4 – коэффициент запаса, учитывающий время работы процессора, дисковой памяти, принтера, с манипулятором «мышь», потери на другие операции;
– время ввода данных с клавиатуры, час;
– стоимость машинного времени (текущие затраты и амортизация), руб./час.
Время ввода данных с клавиатуры оцениваем по формуле:
,час
где – объем вводимой информации в символах;
– скорость ввода данных с клавиатуры (100…130 символов/мин),
где – число видов учетных документов, поступающих на компьютерную обработку за год;
– среднее число документов вида j, поступающих на компьютерную обработку за год;
– среднее число строк, заполненных в документе вида j;
– среднее число символов, вводимых из строчных реквизитов документа вида j;
– среднее число символов, вводимых извне строчных реквизитов документа вида j;
3) Оцениваем трудоемкость и стоимость работ, остающихся неавтоматизированными при компьютерной обработке:
где – доля работ, неподдающихся автоматизации в общей трудоёмкости (0,2 – 0,5).
4) Оцениваем нужное число работников для автоматизированной обработки учетных данных ( ) и число автоматизированных рабочих мест для них ( ):
5) Вычисляем оценку прямой экономии от компьютеризации:
Рассчитаем косвенную экономию:
где – выручка от реализации , тыс.руб.;
– полная себестоимость реализованного, тыс. руб.;
= (0,1…1,0) % – процент прироста выручки от реализации;
= – (0,2..2,0) % – процент уменьшения полной себестоимости.
Для контроля правильности рассчитанных величин оценок экономии нужно отметить, что косвенная экономия значительно превышает прямую > . Более того, прямая экономия нередко бывает отрицательной.
Оценка суммарного эффекта компьютеризации выполняется по формуле: , тыс. руб.
Расчетный экономический эффект определяется по формуле:
где = 0,15 – нормативный коэффициент экономической эффективности капитальных вложений;
– капитальные затраты на компьютеризацию учета, тыс. руб.
Расчетный коэффициент экономической эффективности:
Срок окупаемости:
Если > 0,7 или < 1,5 компьютеризация считается экономически оправданной.
Таким образом, рекомендации по автоматизации учета основных средств:
1. Организовать в системе бухгалтерского учета локальную сеть, для обмена информацией между подразделениями.
2. Приобрести специализированную бухгалтерскую программу «1С: Бухгалтерия 8».
3. Организовать обучение работников бухгалтерии по пользованию новой программой.
4. Приобрести новое компьютерное оборудование для компьютерной обработки бухгалтерской информации.