Документальное оформление и учет движения товаров. Учет товаров в местах хранения (сортовой, партионный, партионно-сортовой, по наименованиям)
Общие требования к документальному оформлению товарных операций.
Начальным этапом бухгалтерского учета является сплошное документирование всех хозяйственных операций путем составления определенных материальных носителей первичной учетной информации.
Для документирования операций могут применяться типовые межведомственные формы, а также формы, самостоятельно разработанные применительно к соответствующим типовым, содержащим обязательные реквизиты и обеспечивающие достоверность отражения в учете совершенным операциям.
К обязательным реквизитам первичных учетных документов относятся:
• наименование документа (форма);
• дата составления;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении);
• наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи и их расшифровки.
Порядок и сроки как приема, так и реализации товаров по количеству, качеству и комплектности и его документального оформления обусловлены действующими техническими условиями поставки, договорами купли-продажи и инструкциями о порядке приемки товаров по количеству, качеству и комплектности.
Учет товаров в местах хранения
Учет реализации товаров невозможно правильно организовать без надлежащего учета товаров в местах их хранения — на складах и в торговых павильонах (магазинах), а также, если необходимо, без соответствующего физического месторасположения товаров на складах.
Учет товара на складе оптового предприятия ведет материально от¬ветственное лицо. Складской учет ведется в натуральных показателях по номенклатурным номерам товаров (тары). Порядок учета товара на оп¬товом складе может быть различен в зависимости от способа хранения товара и от некоторых факторов, как-то: частота поступлений товаров на склад, совместимость товаров по условиям хранения, их натуральные характеристики, а также объем и ассортимент товаров и т. д. Возможны следующие способы хранения и учета:
Рис. 1 Способы хранения товаров на складе
Сортовой способ учета товара
Сортовой способ учета на складах применяется в том случае, если хранение товаров организовано по наименованию и сортам без учета времени поступления и цены их приобретения (вновь поступившие то¬вары складируются и учитываются вместе со старыми). При этом мате¬риально ответственные лица на каждую номенклатуру товара заводят новую карточку складского учета или отводят несколько страниц в то¬варной книге кладовщика (в зависимости от объема операций по при¬ходу и расходу товаров).
Номенклатуры в данном случае различаются не только по типу и марке товара, но и по сорту, единице измерения, цвету и т. п. (в случае, если по этим признакам необходимо вести отдельный учет). Например, если продаются автомобили, то цвет товара может иметь значение, в то время как цвет пакета молока принципиального значения не имеет и поэтому как идентифицирующий признак не рассматривается.
При сортовом способе хранения экономично используется складская площадь, возможно более оперативное управление остатками товаров, однако трудно выделять товары одного сорта, поступившие по разным ценам.
Так как при сортовом способе учета отдельный аналитический учет по ценам и (или) партиям не ведется, а в условиях свободного рынка товар одного сорта поступает по разным ценам, то выбор товара для реализации осуществляется произвольно. При этом возможно исполь¬зовать для оценки товаров методы: средней цены, цены единицы запа¬сов, ФИФО (по ценам первых закупок), ЛИФО (по ценам последних закупок).
Записи в карточку, книгу (занесение в базу данных, если учет на складе компьютеризирован) делаются на основании любого первичного документа (каждого приходного или расходного) или накопительных ведомостей (при большом объеме записей). Карточки и страницы в то¬варной книге нумеруются в бухгалтерии и выдаются материально ответ¬ственным лицам под расписку в специальном журнале.
На складах с небольшим ассортиментом товаров и незначительным количеством операций материально ответственные лица могут вести учет непосредственно в товарном отчете (при этом карточки и товарные книги не ведутся).
Партионный способ учета товара
Каждая партия товара, поступившая на склад по одному транспортному документу, хранится отдельно при партионном способе. Тогда в состав партии товаров могут входить товары различных сортов и наименований. Каждая партия товара на складе хра¬нится отдельно. В таком случае складская площадь используется нерационально, так как остатки товаров одного и того же сорта хранятся в разных местах. С другой стороны, при таком способе хранения можно выявлять излишки и недостачу по каждой партии товаров и контролировать их оплату. Это бывает полезно, например, при хранении и учете импортных товаров. Тогда партией считается товар, поступивший по одной грузовой таможенной декларации (ГТД).
Партионно-сортовой способ
Каждая партия поступивших на склад товаров хранится отдельно. При этом внутри партии товары разбирают по наименованиям и сортам и также размещают отдельно.
При использовании последнего метода — по наименованиям, товары одного наименования хранят отдельно от товаров других наименований. Этот метод является, как бы, обобщающим для сортового метода хранения и учета товаров. Он является наиболее легким и наименее трудоемким с точки зрения учетной работы, но и наименее информативным.
В любом случае товары, хранящиеся на складе, должны быть снабжены товарным ярлыком. Удобнее всего, когда метод хранения совпадает с аналитикой в бухгалтерском учете.
