Документооборот при продаже товаров
Учет хранения и движения
товаров на складах осуществляется материально ответственными лицами (кладовщик,
заведующий складом), с которыми заключаются соответствующие договоры – трудовой
и договор о полной материальной индивидуальной ответственности.
Материальная ответственность наступает с момента оприходования поступившего
товара на склад на основании приходных товаросопроводительных документов и
длится до момента выбытия, передачи товаров по расходным документам. При любом
способе хранения ответственные лица ведут учет товаров в натуральном измерении
на основании соответствующих приходных и расходных документов. Кроме того,
возможно учитывать движение товаров одновременно и в стоимостном измерении
В торговой организации реализация товаров оформляется товаросопроводительными
документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки
грузов (накладной, товарно-транспортной накладной, железнодорожной накладной
или коносаментом).
В накладной указывается номер и дата выписки; наименование поставщика и
покупателя; наименование и краткое описание товара, его количество (в
единицах), цена и общая сумма (с учетом налога на добавленную стоимость)
отпущенного товара. Накладная подписывается материально ответственными лицами,
сдавшим и принявшим товар и заверяется круглыми печатями организаций поставщика
и получателя.
Товарно-транспортную накладную выписывают при доставке товаров автомобильными
транспортном. Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов:
товарного и транспортного. В зависимости от особенностей товаров к
товарно-транспортной накладной могут прилагаться другие документы, следующие с
грузом.
При доставке товаров железнодорожным транспортом в качестве сопроводительного
документа выступает железнодорожная накладная. К железнодорожной накладной
могут быть приложены спецификации и упаковочные листы, о чем делается отметка в
накладной. Если товар отправлен по железной дороге в контейнерах, то
оформляется «Накладная на перевозку груза в универсальном контейнере».
При реализации товара первичные документы выписывает сама организация, при
получении – поставщик (продавец) товаров.
Если товары получает материально-ответственное лицо покупателя на складе
торгового предприятия (продавца), то необходимым документом является
доверенность, которая подтверждает право материально ответственного лица на
получение товара. Порядок оформления и получения по ним товаров установлен
«Инструкцией о порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных
ценностей и отпуска их по доверенности», утвержденной Постановлением
Государственного Комитета статистики РФ от 30.10.97 г. № 71а. Соответственно,
при реализации товара необходимо затребовать и проверить доверенность
представителя покупателя.
Материально ответственные лица складов на основании приходных и расходных
документов делают записи в карточках складского учета, составляют товарные
отчеты и сопроводительные реестры сдачи документов. Форма отчетности зависит от
специализации оптового предприятия, ассортимента товаров, объема документооборота
и организации аналитического учета товаров в бухгалтерии и способа хранения.
После этого первичные документы вместе с соответствующими реестрами и отчетами
сдаются в бухгалтерию.
Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, проверяются по форме (полнота и
правильность их оформления) и по содержанию (законность документированных
операций, логическая увязка отдельных показателей). Следующим этапом учета
является регистрация сведений, содержащихся в первичных учетных документах, в
применяемых регистрах бухгалтерского учета по счету 41 «Товары».