Информационная система
бухгалтерского учета включает такие комплексы задач, как учет основных средств,
учет материальных ценностей, учет труда и заработной платы, учет готовой
продукции, учет финансово-расчетных операций, учет затрат на производство,
составление отчетности. Организация автоматизированных рабочих мест с
использованием ПК, создание локальных вычислительных сетей предприятия
выдвигают новые требования в организации информационной базы и формированию
комплексов экономических задач. Появляются возможности создания системы
распределения баз данных, обмена информацией между различными пользователями,
автоматического формирования первичных документов в компьютере. Новые версии
программных продуктов по бухгалтерскому учету объединяют информацию комплексов
различных участков учета.
Большую информационную
поддержку бухгалтерскому учету и аудиту оказывают такие
информационно-справочные системы как «Гарант» и «КонсультантПлюс», «Налоги
России», «Юридический справочник», «Кодекс». «Эталон». Данные системы
представляют собой мощнейшую базу данных. Преимущества работы с такими банками
данных заключаются в следующем:
-повышается производительность
работы пользователей, достигается эффективное удовлетворение их информационных
потребностей;
-централизованное управление
данными освобождает прикладных программистов от организации данных,
обеспечивает независимость прикладных программ от данных;
-развитая организация данных
позволяет выполнять разнообразные нерегламентированные запросы, новые
предложения;
-снижаются затраты не только
на создание и хранение данных, но и на их поддержание в актуальном и динамичном
состоянии, уменьшаются потоки данных, циркулирующих в системе, сокращается их
избыточность и дублирование.
Данные программные продукты
позволяют оперативно получать необходимую информацию в разрезе
нормативно-правовых актов по дате, источнику издания, актуальности. Системы
«Гарант» и «КонсультантПлюс» предоставляют обзор различных периодических
изданий, вопросов пользователей систем, судебной практики решения вопросов
налогообложения и т.д. Периодическое обновление систем «Гарант» и «КонсультантПлюс»
позволяют бухгалтеру быть в курсе изменений законодательства.
В настоящее время стремительно
развиваются системы банковского обслуживания «клинет-банк» с использованием
возможностей компьютерных сетей. Система «клиент-банк» позволяет импортировть
платежные поручения с персонального компьютера организации в систему банковских
расчетов, а также производить выгрузку
принятых платежных поручений обратно в бухгалтерскую программу с формированием
банковской выписки. Такой подход к организации расчетных операций позволяет в
оперативном режиме производить и отслеживать платежи.
Программные продукты,
автоматизирующие учет в организации, можно разделить на три основные группы:
«коробочный» продукт, программный комплекс и интегрированный программный
комплекс. К первой группе относятся стандартные программные продукты, не
требующие затрат на внедрение – они практически не адаптируемы к особенностям
хозяйственной деятельности пользователя. Программный комплекс позволяет
автоматизировать специфические объекты учета, а также предусматривает
возможность настройки под нужды конкретного предприятия. Интегрированный
программный комплекс обеспечивает автоматизацию всей деятельности организации,
построение информационной модели, максимально приближенной к действительности.
Рынок программных продуктов
масштабен. Это «1С: Бухгалтерия», «ИНФИН», «Инфо-бухгалтер», «ТурбоБухгалтер»,
«Парус», «БЭСТ», «ГАЛАКТИКА» и т.д. Каждая программа ориентирована на
определенный круг пользователей и имеет несколько модификаций в зависимости от
численности работников организации и разнообразия ее деятельности.
Наиболее распространенная
среди представленных программных продуктов — «1С: Бухгалтерия», которая
позволяет автоматизировать ведение всех участков бухгалтерского учета: операций
по банку и кассе; основные средства и нематериальные активы; материалы; товары
и услуги, выполнение работ; учет производства продукции; учет валютных
операций; взаиморасчеты с организациями; расчеты с подотчетными лицами; расчеты
по зарплате и т.д.
Программа рассчитана на
использование нескольких планов счетов, многоуровневых планов счетов, обширный
аналитический учет, суммовой, количественный и валютный учет, ведение на одном
компьютере учета для нескольких предприятий, ведение консолидированного учета.
Программа «1С: Бухгалтерия»
формирует различные первичные документы: платежные поручения, авансовые отчеты,
товарные накладные, счета-фактуры, приходные и расходные кассовые ордера,
доверенности и другие документы. Средства работы с документами позволяют
организовать ввод документов, их произвольное распределение по журналам и поиск
любого документа по различным критериям: номеру, дате, сумме, контрагенту.
«1С: Бухгалтерия» включает
набор стандартных отчетов, позволяющих получить информацию за произвольный
период, в различных разрезах и с необходимой степенью детализации.
Отчеты по синтетическому
учету: главная книга, журнал ордер и ведомость по счету, оборотно-сальдовая
ведомость, шахматная ведомость, анализ счета, карточка счета.
Отчеты по аналитическому
учету: журнал-ордер в разрезе аналитики, анализ счета в разрезе аналитики,
оборотно-сальдовая ведомость по счету в разрезе объектов аналитического учета.
В «1С:Бухгалтерия»
предусмотрено формирование регламентированной отчетности: ввод, заполнение и
печать бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности, а также отчетов в
фонды.
«1С: Бухгалтерия» является
готовым решением, позволяющим вести учет без дополнительных доработок и
настроек. Программа может быть адаптирована к любым особенностям учета на
конкретном предприятии благодаря Конфигуратору, который позволяет:
-настраивать систему на
различные виды учета и реализовывать любую методологию учета;
-редактировать свойства
справочников: изменять состав хранимой информации, количество уровней
вложенности, тип кода и др.;
-создавать новые справочники
произвольной структуры;
-настраивать внешний вид и
поведение форм для ввода информации;
— редактировать существующие и
создавать новые необходимые документы любой структуры;
-создавать новые журналы для
работы с документами и произвольно перераспределять документы по журналам.
«1С: Бухгалтерия» содержит
такие приложения, как «1С: Бухгалтерия и кадры», «1С: Торговля и склад», имеет
возможность обновления настроек без изменения и потери баз данных.
Программа «Инфо-бухгалтер» автоматизирует
следующие разделы бухгалтерского учета: операций по банку и кассе; основные
средства и нематериальные активы; материалы; товары и услуги, выполнение работ;
учет производства продукции; учет валютных операций; взаиморасчеты с
организациями; расчеты с подотчетными лицами; расчеты по зарплате, расчеты с
бюджетом.
Возможны применение
многоуровневого Плана счетов, количественный учет, ведение на одном компьютере
учета для нескольких предприятий, аналитический и синтетический учет движения
денежных средств и материальных ценностей по всем счетам и т.д. В системе могут
быть подготовлены отчеты: ведомость остатков, шахматная ведомость, Главная
книга, журнал ордер и ведомость по счету, карточка движения средств по счету,
Кассовая книга.
В программе есть текстовый
редактор, позволяющий создавать и редактировать все первичные и отчетные формы,
а также готовить новые бланки и типовые операции. Программа может быть
адаптирована к особенностям учета в конкретной организации. Программа позволяет
автоматически выполнять проводки при заполнении первичных документов,
редактировать любую хозяйственную операцию в любой момент времени. После
внесения изменений все отчеты автоматически пересчитываются.
Программа «ТурбоБухгалтер»
обеспечивает:
-ведение синтетического и аналитического,
многовалютного учета;
-автоматизированное
составление, хранение и печать первичных бухгалтерских документов и форм
отчетности;
-настройку рабочего плана
счетов, типовых операций, аналитического учета, форм первичных документов, форм
отчетности;
-ведение учета на нескольких
рабочих местах и ведение нескольких бухгалтерий на одном компьютере.
В программе «ТурбоБухгалтер»
хозяйственные операции регистрируются посредством введения в журнал операций
или с помощью режима типовых операций. При необходимости формируются первичные
документы, а затем программой генерируются типовые для данного документа
проводки и вводятся в журнал. Справочники аналитических признаков типовых
операций формируются заранее в соответствии с принятой на предприятии системой
бухгалтерского учета. Данные первичных документов хранятся в картотеках и могут
использоваться при составлении различных отчетов. По записям в журнале операций
программа формирует различные внутренние отчеты: оборотные ведомости, оборотно-аналитические ведомости,
журналы-ордера, главную книгу.
Программный комплекс «БЭСТ»
предназначен для автоматизации деятельности бухгалтерии, начиная с формирования
первичной документации до генерации главной книги и набора бланков финансовой
отчетности. Программа «БЭСТ» используется на средних и малых предприятиях и
обеспечивает: ведение сплошного учета, непрерывность учета, организацию
взаимосвязанного учета, осуществление многовалютного учета, многоуровневого
разветвленного складского учета.
Программа представляет собой
набор программных модулей, каждый из которых может функционировать как
независимо, так и в составе комплекса. Программа состоит из следующих модулей:
модуль настройки и системных утилит; модуль «АРМ главного бухгалтера»; модуль
«Касса и подотчетные лица»; модуль «Расчетные и валютные счета»; модуль
«Основные средства и нематериальные активы»; модуль «Управление закупками»;
модуль «Склад товаров и готовой продукции»; модуль «Управление продажами»;
модуль «Заработная плата».
Правилом аудиторской
деятельности «Проведение аудита с помощью компьютеров» предъявляются следующие
требования к используемым в аудите программным средствам:
-анализ содержания формируемой
в бухгалтерии экономического субъекта базы данных, если таковая существует и
доступна;
-контроль показателей,
содержащихся в регистрах бухгалтерского учета экономического субъекта;
-тестирование алгоритмов,
используемых в автоматизированной системе бухгалтерского учета;
-контроль соответствия
показателей, содержащихся в формах бухгалтерской отчетности, данным
бухгалтерских регистров или базы данных, формируемой в бухгалтерии при
обработке первичных документов;
-формирование аудиторской
документации (рабочей и итоговой).
Среди аудиторских программ,
реализующих данные требования, различают «Помощник аудитора», «Экспресс-аудит»,
«Ассистент аудитора».
Если у экономического субъекта
весь бухгалтерский учет или его отдельные участки автоматизированы, наличие в
распоряжении аудитора базы учетных данных экономического субъекта позволяет
применить для ее анализа эффективные методы современных информационных
технологий.
Информационное обеспечение
аудита с применением компьютеров включает два основных источника:
-данные бухгалтерского учета
экономического субъекта на бумажных носителях или в виде базы данных бухгалтерии;
-нормативно-справочная база и
система форм рабочей документации аудитора.
Возможность использования базы
данных экономического субъекта или отдельных ее массивов должна быть
обеспечена:
-организационно – в договоре о
проведении аудита желательно отразить согласие экономического субъекта на
использование базы данных или ее фрагментов в процессе аудита;
-технически – в договоре о
продлении аудита при необходимости следует отразить состав, форму и срок
предоставления аудитору для анализа базы данных или ее фрагментов;
-программно – система аудита с
применением компьютеров при необходимости должна иметь в своем составе блок,
обеспечивающий конвертацию базы данных экономического субъекта в данные,
обработка которых возможна средствами программного обеспечения, используемого
аудитором.
Эффективность аудиторских
процедур может быть повышена благодаря использованию компьютеров при проведению
аудита, при получении и оценке некоторых аудиторских доказательств в тех
случаях, когда:
-проверке подвергаются большие
однородные массивы данных по участкам и операциям бухгалтерского учета;
-у проверяемого экономического
субъекта используется унифицированная стандартная система оформления
бухгалтерских операций;
-имеется и используется
информационно-поисковая система для расшифровки и подтверждения наличия
соответствующих первичных документов, регистров бухгалтерского учета;
-имеется и используется
автоматизированная система контроля исполнения утвержденного регламента решения
соответствующих учетных задач.