Основной задачей проверки расчетов с рабочими и служащими по оплате труда является проверка соблюдения нормативно-правовых актов при начислении оплаты труда, удержаниях из нее и правильности ведения бухгалтерского учета расчетов по оплате труда.
Источниками информации, используемой в процессе контроля, являются аналитические и синтетические данные по счетам 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (субсчет «Расчеты с депонентами»), первичные документы по учету выработки и начислению оплаты труда (табеля учета отработанного времени, наряды и др.), листки о временной нетрудоспособности, расчеты на оплату отпусков и т.д., нормативные документы, регулирующие эти операции.
Начинать проверку расчетов с рабочими и служащими по оплате труда следует с установления соответствия показателей аналитического учета по счету 70 с записями в главной книге и бухгалтерском балансе на одну и ту же дату. Для этого необходимо сверить сальдо по счету 70 на первое число в главной книге и в балансе предприятия с итоговыми суммами (к выдаче) расчетно-платежных ведомостей.
При выявлении расхождений необходимо установить их причины.
Также необходимо сверить данные по счету 76 (субсчет «Расчеты с депонентами») с данными книги учета депонированной зарплаты.
Затем изучаются достоверность первичных документов, правильность их заполнения, их соответствие требованиям нормативных документов по начислению и выплате заработной платы и других видов оплаты труда. При этом, особое внимание обращается на проверку табелей учета рабочего времени.
При повременной оплате труда проверяются правильность применения тарифных ставок или условий контракта, а при сдельной – выполнение количественных и качественных показателей работы, правильность применения норм и расценок.
При проверке первичных документов по учету труда и его оплаты устанавливают наличие подписей должностных лиц, ответственных за учет выполненных работ, правильность заполнения всех реквизитов, нет ли в документах подчисток, исправлений (неоговоренных) и т.д.
При проверке табелей учета рабочего времени и нарядов, а также других первичных документов по начислению оплаты труда необходимо выяснить, нет ли случаев включения в них вымышленных (подставных) лиц. Для этого следует проанализировать наряды по датам их выдачи, сопоставить фамилии рабочих в нарядах и табелях учета рабочего времени с данными учета личного состава. Необходимо проверить, нет ли случаев повторного начисления сумм по ранее оплаченным первичным документам, повторения фамилий одних и тех же лиц в нескольких расчетно-платежных ведомостях. Особое внимание следует обратить на наряды, выписанные на лиц, не состоящих в списочном составе предприятия и проработавших непродолжительное время, а также наряды по устранению брака и переделке работ, выполненных с низким качеством.
При проверке первичных документов и расчетных ведомостей особое внимание необходимо уделить правильности арифметических подсчетов.
На следующем этапе проверки выборочно проверяется правильность начисления оплаты труда, а именно:
· правильность оплаты по сдельным расценкам, тарифным ставкам и окладам;
· обоснованность и правильность начисления премий сдельщикам и повременщикам по действующим на предприятии системам премирования;
· правильность начисления доплат в связи с отклонениями от нормальных условий труда, за работу в ночное время, за сверхурочные работы, за бригадирство, оплаты простоев не по вине рабочих, за работу в тяжелых и вредных условиях, за работу в выходные и праздничные дни и т.п.
Порядок оформления доплат в связи с отклонением от нормальных условий работы.
Нормальными условиями работы считаются те, при которых рабочие места согласно заданиям-нарядам, маршрутным листам и прочим документам полностью обеспечены сырьем, материалами, оборудованием, инструментом и т.п. Если эти условия не выполнены и рабочему приходится затрачивать дополнительное время, то необходимо произвести расчет этого времени и его оплату. С этой целью должен быть выписан наряд на сдельную работу – в случае выявления дополнительных технологических операций, не предусмотренных ранее в документах, либо листок на доплату – в случае несоответствия фактических условий работы запланированным.
Документальное оформление и оплата простоя.
Время вынужденных перерывов в работе, в течение которого рабочие находятся на предприятии, но не могут быть обеспечены фронтом работ, называется простоем. Простои не по вине рабочего оплачиваются в размере не ниже 2/3 тарифной ставки установленного работнику разряда (оклада). В период освоения новых видов производства простои не по вине рабочего оплачиваются из расчета полной тарифной ставки повременщика соответствующего разряда. Оформляется это время листком о простое. В нем должны быть указаны причины и виновники простоя, его продолжительность, тарифная ставка рабочего, размер оплаты и сумма.
Доплата за работу в ночное время.
Ночным считается время с 22 часов до 6 часов утра. Оно фиксируется в табелях учета рабочего времени итоговым количеством за месяц. Оплата производится в повышенном размере, устанавливаемом коллективным договором (положением об оплате труда) предприятия, но не ниже, чем предусматривается законодательством.
Оплата труда за работу в сверхурочное время.
Работа в сверхурочное время оплачивается за первые два часа не менее чем в полуторном размере, а за последующие часы – не менее чем в двойном размере. Основанием для расчета доплаты за работу, выполненную в сверхурочное время, служит табель учета рабочего времени.
Оплата работы в праздничные дни.
Оплата за работу в праздничные дни производится:
· рабочим-сдельщикам не менее чем по двойным сдельным расценкам;
· работникам с часовыми или дневными тарифными ставками не менее двойной часовой или дневной ставки сверх оклада, если работа производится сверх месячной нормы времени, и одинарной сверх оклада, если работа выполнялась в пределах месячной нормы рабочего времени.
С согласия работника денежная компенсация может быть заменена предоставлением другого дня отдыха, но с оплатой в одинарном размере.
Если рабочий работает в смену, которая частично переходит в праздничный день и в ночное время, в двойном размере оплачиваются только те часы фактической работы, которые совпали с праздничным днем. Оплата за работу в ночное время производится по существующим нормам, без удвоения доплат. Сверхурочные работы в праздничный день дополнительно не оплачиваются, т.к. все часы оплачиваются в двойном размере.
Начисление выплат за неотработанное время, предусмотренных действующим законодательством (оплата отпусков, выходного пособия и т.п.).
В основе расчета сумм таких выплат лежит средний заработок. Средний дневной заработок определяется путем деления фактической суммы оплаты труда в расчетном периоде на количество рабочих дней по графику в этом периоде. При исчислении продолжительности отпуска в календарных днях средний дневной заработок определяется путем деления суммы оплаты труда за расчетный период на количество календарных дней в этом периоде. Из расчетного периода исключаются праздничные дни, установленные законодательством РФ. В случае отсутствия в расчетном периоде заработка среднедневной заработок определяется из размера оплаты труда за предшествующие расчетному месяцы, с последующей его корректировкой на коэффициенты повышения тарифных ставок (окладов).
Из расчетного периода для подсчета среднего заработка исключается время, в течение которого работник в соответствии с законодательством РФ освобождался от работы с частичным сохранением заработной платы или без оплаты, а также время, в течение которого работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам.
В случаях сохранения части заработка за время освобождения от работы эта часть исключается из подсчета среднего заработка. Премии и другие выплаты стимулирующего характера, предусмотренные системой оплаты труда, включаются при подсчете среднего заработка по времени их фактического начисления, а годовые премии и вознаграждение за выслугу лет – в размере 1/12 за каждый месяц расчетного периода. В тех случаях, когда время, приходящееся на расчетный период, отработано не полностью, премии и другие выплаты стимулирующего характера учитываются при подсчете среднего заработка пропорционально отработанному времени.
С учетом специфики работы отдельных предприятий для исчисления среднего заработка расчетным периодом могут быть также 12 календарных месяцев (с 1-го по 1-е числа), предшествующих событию, с которым связана соответствующая выплата, в том числе и уход работника в очередной отпуск.
Во всех случаях заработок, причитающийся работнику, отработавшему полностью определенную в расчетном периоде норму рабочего времени, на день выплаты не может быть менее установленного законодательством РФ минимального размера оплаты труда.
В случаях, если работница не имела рабочих дней, предшествующих уходу в отпуск (находилась в отпуске по уходу за ребенком), средний заработок определяется исходя из тарифной ставки или оклада, установленных ей в период последних трех месяцев, когда она получала заработную плату. Если за время нахождения ее в отпуске по уходу за ребенком произошло изменение тарифных ставок (окладов), то расчет среднего заработка производится исходя из тарифных ставок (окладов), скорректированных на величину их повышения.
Начисление пособий по временной нетрудоспособности
Основанием для расчета сумм к оплате является листок временной нетрудоспособности лечебного (медицинского) учреждения. Размеры пособия зависят от среднего заработка за два предшествующих болезни месяца работы, количества дней болезни и непрерывного стажа работы.
При непрерывном стаже работы:
· до 5 лет — размер пособия 60% заработка;
· до 8 лет — 80% заработка;
· свыше 8 лет — 100% заработка.
В размере 100% независимо от непрерывного стажа работы выплачиваются пособия по временной нетрудоспособности при наличии трех и более детей в возрасте до 18 лет, инвалидам Великой Отечественной войны и при трудовом увечье и профессиональном заболевании, а также пособия по беременности и родам.
Размер пособия по временной нетрудоспособности за каждый день не должен превышать двойной суммы дневного заработка, рассчитанного на основе должностного оклада, или двойной дневной тарифной ставки рабочего-сдельщика или повременщика соответствующего разряда.
В сумму заработка включаются все виды оплат, кроме оплаты и доплаты за работу, выполненную в сверхурочное время, в праздничные дни, по совместительству, за непроработанное время.
К заработку каждого из двух месяцев прибавляют среднемесячную сумму премий и вознаграждений за прошлый год. Если работник в одном или каждом из этих двух месяцев фактически проработал не все дни, то среднюю сумму премий учитывают пропорционально отработанному времени. В тех случаях, когда в указанных двух месяцах работник не имел заработка (например, вследствие болезни или находился в очередном отпуске), пособие исчисляют исходя из заработка за фактически проработанные дни в месяце нетрудоспособности и части среднемесячной суммы премий за прошлый год (пропорционально отработанному времени). Лицам, находящимся на месячной оплате труда, пособия рассчитывают исходя из основного оклада, к которому прибавляют среднемесячную премию (общую сумму делят на количество рабочих дней в месяце нетрудоспособности и умножают на количество фактически проработанных дней).
При исчислении пособий не включают премии, не входящие в фонд оплаты труда или носящие единовременный характер.
Следующим этапом проверки является проверка правильности удержаний из заработной платы.
· В соответствии с законодательством из заработной платы работников могут быть произведены следующие удержания: подоходный налог; отчисления в пенсионный фонд; погашение задолженности по ранее выданным авансам, а также сумм, излишне выплаченных ввиду арифметической ошибки; в погашение задолженности по подотчетным суммам; квартплата; плата за содержание ребенка в детских дошкольных учреждениях; возмещение материального ущерба, причиненного работником предприятию; денежные начеты; за товары, купленные в кредит; за подписку на газеты и журналы; по исполнительным документам; за брак продукции.
Другие удержания из заработной платы могут быть произведены лишь с согласия работника.
· В заключение проверки необходимо установить:
· правильность отнесения расходов к фонду оплаты труда;
· правильность отнесения отдельных выплат на себестоимость продукции (работ, услуг);
· правильность составления бухгалтерских проводок по фонду оплаты труда;
· правильность ведения синтетического и аналитического учета, сводных данных и заполнения форм бухгалтерской отчетности по фонду оплаты труда;
· включены ли в совокупный доход лица суммы, выплаченные при возмещении командировочных расходов сверх установленных норм (если такие были);
· соответствие записей аналитического учета по счету 70 «Расчеты по оплате труда» и 76 «Расчеты с дебиторами и кредиторами» в части расчетов по исполнительным листам и депонированной заработной плате, записям в журналах-ордерах №№ 8; 10 (при журнально-ордерной форме учета), главной книге и балансе.