Под рациональной организацией бухгалтерского учета
следует понимать систему элементов и средств наиболее оптимального построения
учетного процесса с целью получения достоверной, своевременной и уместной для
управления информации о деятельности
организации и осуществления контроля за эффективностью использования
производственных ресурсов.
Основными элементами и средствами системы
организации бухгалтерского учета являются: рабочий план счетов, регистры
бухгалтерского учета, первичные учетные документы, внутренняя бухгалтерская
отчетность, документооборот, использование средств механизации и автоматизации
учетного процесса.
Учетный процесс включает взаимосвязанные этапы
системы бухгалтерского учета:
текущее наблюдение, измерение и регистрация фактов
хозяйственной деятельности;
систематизация и группировка учетной информации и
обеспечение контроля за движением имущества организации и ее обязательств путем
отражения операций на счетах бухгалтерского учета;
обобщение информации об имуществе организации, ее
обязательствах и хозяйственных операциях путем составление бухгалтерской
отчетности и представления этой отчетности внутренним и внешним пользователям
информации с целью принятия решений.
Для построения учетного процесса необходимо
основываться на следующих принципах:
государственное регулирование общих принципов и правил
организации, методики и техники бухгалтерского учета;
организация вопросов совершенствования бухгалтерского
учета, повышения квалификации работников;
совершенствование форм и методов представления
информации с целью контроля и анализа в управлении процессами производства;
применение экономических методов управления и
обеспечения оптимизации построения учетного аппарата.
Руководство административно-хозяйственной,
предпринимательской деятельностью осуществляется через аппарат управления,
который организует всю работу, контролирует деятельность внутренних звеньев
организации, в том числе ведет бухгалтерский учет, составляет установленную
отчетность и представляет ее соответствующим органам.
При этом
ответственность за организацию бухгалтерского учета, представление достоверной
отчетности, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций
несет руководитель организации. Он обязан создать необходимые условия для
правильного ведения учета и составления отчетности, обеспечить соблюдение всеми
подразделениями и службами, работниками, имеющими отношение к учету, порядка
оформления и представления первичных учетных документов. Руководитель
самостоятельно устанавливает организационную форму бухгалтерской работы исходя
из вида организации, объема учетной работы и конкретных условий хозяйствования.
При наличии в
составе АУП организации самостоятельного учетного аппарата – бухгалтерии,
возглавляемой главным бухгалтером, на нее возлагаются ведение своевременного и
достоверного бухгалтерского учета, формирование полной и достоверной информации
о деятельности и имущественном положении организации, необходимой также для
контроля за соблюдением действующего законодательства, за рациональным и
экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов и
формирования ее учетной политики.
Учетный
аппарат тесно связан со всеми подразделениями организации. Представляемые в
бухгалтерию всеми подразделениями и службами организации необходимые для учета
и контроля документы, отчетные сведения обрабатываются и группируются по
определенным признакам, и на их основе готовится информация о деятельности
отдельных подразделений и организации в целом. Практическая ценность этой
информации заключается в том, что она позволяет глубоко анализировать
экономические показатели работы, контролировать хозяйственные процессы.
При изучении
специфики функционирования организации необходимо установить ее
организационно-правовую форму, организационную структуру управления, определить
наличие различных видов производств, наличие филиалов. Все эти аспекты
оказывают влияние на организацию и построение учетного процесса.
При
организации бухгалтерского учета необходимо установить наиболее рациональное
взаимоотношение производственных подразделений с бухгалтерией. Эти
взаимоотношения должны обеспечить получение необходимой информации для контроля
за ходом процессов воспроизводства и управления хозяйственной деятельностью
организации и ее сегментов.
Для
определения объема и характера бухгалтерской информации необходимо установление
направлений и характера учетных работ путем определения штата аппарата
бухгалтерии и распределения работ между отдельными работниками бухгалтерии.
Для
рациональной организации документооборота определяется перечень внутренних
документов, составляется расчет потребности в бланках.
В плане
инвентаризации определяется порядок, сроки и количество проведения
инвентаризации отдельных видов имущества, обязательств и отдельных процессов
хозяйственной деятельности организации.
В плане
технического оформления учета определяют форму бухгалтерского учета, которая
будет применена в данной организации. Здесь дают подробную характеристику
данной формы учета и приводят последовательность выполнения всех процедур
бухгалтерского учета при использовании выбранной его формы.
Рациональное
распределение труда между работниками учетного аппарата означает составление
перечня всех учетных операций, подлежащих выполнению за месяц. Для этого
разрабатывают план организации бухучета, он включает: план документации и документооборота,
план инвентаризации, рабочий план счетов, план отчетности, организации труда и
повышения квалификации работников бухгалтерии, пан проверок и ревизии.
Главным
бухгалтером разрабатывается рабочий план счетов, содержащий перечень счетов
бухгалтерского учета по предполагаемым хозяйственным операциям.
Различают
следующие виды контроля бухгалтерской службой.
Предварительный
контроль проводится бухгалтерами до совершения хозяйственных операций. В целях
предварительного контроля все денежные и расчетные документы, финансовые,
кредитные и расчетные обязательства подписывает не только руководитель, но и
главбух. Таким образом имеется возможность предварительно выяснить
целесообразность и законность предполагаемых хозяйственных операций.
Текущий
контроль осуществляется учетным аппаратом в момент совершения хозяйственных
операции или вслед за их совершением. Бухгалтеры в первую очередь проверяют
документы с точки зрения законности операций, а потом с позиции правильности
оформления, арифметических вычислений и подсчетов. Только после текущего
контроля документы принимают к учету.
Последующий
контроль проводится по истечении определенного времени. В основном областью
такого контроля являются итоги финансово-хозяйственной деятельности организации
и ее подразделений за отчетный период.
Выполнение
функций по учету и контролю предопределяет выделение аппарата бухгалтерии в
самостоятельное структурное подразделение аппарата управления. Она не может
быть включена в какой-либо другой орган управления независимо от размера
организации.
Под структурой
бухгалтерского аппарата понимается состав и соподчиненность взаимосвязанных
организационных единиц или звеньев бухгалтерии, выполняющих различные функции.
В настоящее время наиболее распространена централизованная форма организации
учета, при которой все учетные работы (обработка и группировка учетных данных,
аналитический и синтетический учет, составление отчетности) сосредоточены в
единой бухгалтерии организации.
В
организациях, применяющих подразделение бухучета на финансовый и
управленческий, в аппарате бухгалтерии могут быть выделены служба финансового
учета с подчинением ей групп учета имущества, расчетов по оплате труда,
расчетных и валютных операций, сводной группы и служба управленческого учета с
подчинением ей групп учета затрат на производство, готовой продукции, анализа и
контроля.
В организации,
осуществляющей предпринимательскую деятельность по выпуску продукции,
выполнению работ или оказанию услуг или занимающейся торговой деятельностью,
бухгалтерской службой, как минимум, должны выполняться следующие операции:
кассовые
расчеты с работниками по оплате труда
материально-производственных запасов
расчеты с поставщиками и подрядчиками
расчеты с покупателями и заказчиками
расчеты с бюджетом по налогам и сборам
учет производственных затрат или издержек обращения
Если
организация осуществляет валютные операции, целесообразно организовать
отдельное рабочее место или группу, бухгалтер которой будет заниматься
исключительно этими операциями. При этом следует иметь в виду, что для
проведения операций с наличной валютой обособленная касса создаваться не может
– все операции с наличными деньгами должны производиться в одной кассе.
В современных
условиях сложились три основных типа организации структуры бухгалтерии:
линейная (иерархическая), вертикальная (линейно-штабная), комбинированная
(функциональная).
При линейной
организации все работники бухгалтерии подчиняются непосредственно главному
бухгалтеру. Такая структура бухгалтерии применяется на небольших предприятиях.
При организации
аппарата бухгалтерии по вертикали создаются промежуточные звенья управления,
возглавляемыми старшими бухгалтерами. Работники бухгалтерии подчиняются
непосредственно старшим бухгалтерам. Такая модель применяется в крупных и
средних организациях.
При функциональной
организации структуры бухгалтерии ее специальные структурные подразделения (по
центрам ответственности и другим организационном структурам) выполняют
замкнутый цикл работ. Права главного бухгалтера в этом случае передаются
руководителям подразделений бухгалтерией в пределах установленной компетенции.
Такая структура аппарата бухгалтерии применяется в крупных организациях, в
которых созданы центры ответственности на базе организации внутрихозяйственной
кооперации.
В некоторых
крупных предприятиях в штат бухгалтерии вводится должность бухгалтера-ревизова,
который подчиняется непосредственно главному бухгалтеру. Если объем ревизионной
работы значителен, то создается соответствующая группа. В этом случае
взаимодействие бухгалтеров-ревизоров с главным бухгалтером осуществляется через
руководителя группы.
Группа для
формирования отчетности, как правило, не создается, так как практически не
может работать постоянно, а только в периоды подготовки годовой и промежуточной
отчетности. В крупных организациях практикуется разработка и утверждение
внутреннего распорядительного документа, в котором определяются объем работ по подготовке отчетных данных, сроки
выполнения работ и ответственный за выполнение по каждому рабочему месту или
группе бухгалтерских работников.
Права и
обязанности главного бухгалтера определены законодательными и нормативными
актами РФ, прежде всего ФЗ «О бухучете», согласно которому главный бухгалтер
является организатором учета и контроля, призванным обеспечить соответствие
осуществляемых хозяйственных операций по законодательству РФ, контроль за
движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых
ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, сметами. В тоже время главный
бухгалтер должен активно способствовать повышению эффективности производства и
качества работы, выявлению и мобилизации имеющихся резервов, предупреждать
непроизводительные расходы и потери.
Для
осуществления своих функций главный бухгалтер наделен широкими правами. Он
устанавливает требования по оформлению операций первичными документами и
представлению в бухгалтерию необходимых для учета и контроля документов.
Главному
бухгалтеру предоставлено право требовать принятия необходимых мер по повышению
эффективности использования собственных и заемных средств организации. Обычно
без его согласия не могут быть назначены на должность и освобождены от нее
материально ответственные лица. Он не должен принимать документы по
хозяйственным операциям, противоречащим законодательству либо нарушающим
договорную и финансовую дисциплину. Такие документы он принимает с письменного
распоряжения руководителя.
К правам главного бухгалтера относится подчиненность ему
всех работников бухгалтерии, этим достигается консолидация всего учетного
аппарата под руководством главбуха. Он устанавливает служебные обязанности всех
работников учета с тем, чтобы каждый знал круг выполняемых им работ и нес за
них ответственность.