Отчеты материально ответственных лиц являются основой организации бухгалтерского учета товарно-материальных ценностей по отдельным организациям и материально ответственным лицам.
На основании отчетов материально ответственных лиц работники бухгалтерии, руководители организаций имеют возможность осуществлять контроль за объемами продажи товаров, проверять правильность и своевременность оприходования поступивших товаров и тары, осуществлять контроль за возвратом тары поставщикам и тарособирающим организациям.
В организациях розничной торговли материально ответственные лица обязаны в установленные сроки и за определенные периоды (за один день, за несколько дней) составлять и представлять в бухгалтерию товарные отчеты (код по ОКУД 0330229). Отчет составляется материально ответственными лицами по отделам (секциям) или магазину в целом в двух экземплярах на основании всех приходных и расходных документов, относящихся к отчетному периоду.
В титульной части отчета записывается: наименование и номер предприятия; наименование организации; фамилия и инициалы материально ответственного лица (бригадира); порядковый номер отчета и отчетный период.
До записей первичных документов в отчете указывают остаток товаров и тары на начало отчетного периода. Этот остаток должен соответствовать остатку товаров и тары на конец отчетного периода по предыдущему отчету либо их остатку по инвентаризационной описи, если отчет составляется сразу после проведения инвентаризации.
Затем в приходной части отчета на основании первичных документов записывают источник поступления товаров и тары, номер и дату документа, сумму поступивших товаров и тары. Здесь же, в приходной части, рассчитывают общую сумму оприходованных товаров и тары за отчетный период и итог прихода с остатком на начало периода.
В расходной части товарного отчета производятся аналогичные записи на основании расходных документов и под считывается общая сумма расхода товаров и тары за отчетный период.
После внесения в товарный отчет всех первичных документов за указанный период арифметическим путем определяются остатки товаров и тары на конец отчетного периода (остаток на начало + приход — расход).
В конце отчета материально ответственное лицо указывает общее количество приходных и расходных документов и ставит свою подпись. При бригадной материальной ответственности отчеты подписывают бригадир или его заместитель и один из членов бригады поочередно.
Материально ответственные лица обязаны представлять товарные отчеты в бухгалтерию лично на следующий за отчетным периодом день. В бухгалтерию сдается первый экземпляр отчета со всеми приложенными к нему документами, на основании которых он составлен. Второй экземпляр отчета остается у материально ответственного лица.
Одновременно материально ответственные лица торговых организаций составляют «Отчет по таре» (код по ОКУД 0330230), в котором отражается движение каждого вида тары.
В системе потребительской кооперации, как правило, составляется товарно-денежный отчет (один раз в семь дней), который, в основном, заполняется аналогично товарному отчету. Однако на оборотной стороне товарно-денежного отчета материально ответственное лицо ведет ведомость движения тары в натуральном выражении по наименованиям и ценам. Ведомость ведется на основании тех же приходных и расходных документов, что и лицевая часть отчета. Остатки тары, итоги прихода и расхода ее в денежном выражении по ведомости должны совпадать с соответствующими данными, показанными на лицевой стороне товарно-денежного отчета в графе «Тара».
Кроме того, в потребительской кооперации для отдельных территориально отдаленных от правления предприятий разрешается сдавать отчеты через лиц, осуществляющих кольцевой завоз товаров, или пересылать их по почте. Работник, принявший отчет для передачи в бухгалтерию расписывается на втором экземпляре отчета, остающегося у заведующего магазином.